Wykaz działań; procedury zameldowania i wymeldowania gościa Vip

VIP - WYKAZ CZYNNOŚCI:

a) WYKAZ CZYNNOŚCI ZWIĄZANYCH Z PRZYJĘCIEM ZAMÓWIENIA GOŚCIA VIP:
-zapoznajemy się z treścią zamówienia,

-wpisujemy dane w formularz rezerwacyjny,

-sprawdzamy możliwość realizacji zamówienia:
+ sprawdzamy w grafiku rezerwacji możliwość zarezerwowania pokoi: ..... w terminie .......,
+ wpisujemy dane w grafik rezerwacji,
+sprawdzamy możliwość zarezerwowania......(szczegółowo wymieniamy elementy zamówienia wraz z datami i godzinami),

- rezerwujemy wszystkie zamówione usługi,

(sporządzamy kosztorys)

-sporządzamy i przesyłamy potwierdzenie rezerwacji (jeżeli jest to wraz z kosztorysem) na adres zamawiającego,

-wyznaczamy osobę odpowiedzialną za pobyt gościa VIP w hotelu,

-utrzymujemy stały kontakt z osobą zamawiającą usługi dla gościa VIP,

-informujemy odpowiednie służby hotelowe o przyjeździe gościa VIP,

-przygotowujemy pakiet nieodpłatnych usług dla gościa,

-przygotowujemy informację o ważnych imprezach kulturalno-rozrywkowych

-przydzielamy najlepszy stolik w restauracji,

-przydzielamy jednostkę mieszkalną (lub rezerwujemy piętro)- list powitalny, wstawkę,

-dzień przed przyjazdem gościa przygotowujemy kartę meldunkową i kartę pobytu,



b) WYKAZ CZYNNOŚCI ZWIĄZANYCH Z PRZYJĘCIEM I ZAMELDOWANIEM GOŚCIA VIP:
-utrzymujemy stały kontakt z osobą zamawiającą usługi dla gościa VIP (imię i nazwisko),

-dyrektor osobiście sprawdza jednostkę mieszkalną (do pokoju został wstawiony list powitalny, wstawka np. kwiaty schłodzony szampan; codzienna gazeta w języku znanym gościowi),

-sprawdzamy rezerwację zamówionych usług,

-uprzejme powitanie gościa VIP przy wejściu przez dyrektora lub upoważnioną przez niego osobę,

- gość zostaje bezpośrednio odprowadzony do pokoju (VIP nie podchodzi do recepcji),
(lub ekspresowy meldunek – gość podchodzi do recepcji podpisuje przygotowaną lub wypełnia kartę meldunkową – ponieważ zawsze należy dopełnić obowiązku meldunkowego, otrzymuje kartę pobytu wraz z kluczem; obowiązek meldunkowy może być dopełniony w dowolnym momencie w ciągu 24 godzin)

- gość podpisuje wypełnioną kartę meldunkową,

- dyrektor wręcza kartę pobytu i klucz do pokoju gościa,

- dyrektor przekazuje najważniejsze informacje,

- dostarczenie bagażu musi nastąpić w ciągu 10 min.,

- dyrektor życzy miłego pobytu,

- informujemy odpowiednie służby o przejeździe gościa VIP,

- zaznaczamy w stosownej dokumentacji przyjazd gościa,

- otwieramy rachunek gościowi VIP,



c) WYKAZ CZYNNOŚCI ZWIĄZANYCH Z POBYTEM GOŚCIA VIP:

+ realizujemy usługi objęte zamówieniem:

- wszystkie życzenia, zlecenia gościa realizujemy w pierwszej kolejności,

- należy dopilnować realizacji wszystkich zamówionych świadczeń (to, te które zostały wymienione w treści zamówienia; należy je wymienić),

- rano dostarczamy gazetę w języku znanym gościowi (nawet jeżeli nie została uwzględniona w treści zamówienia,

+realizujemy usługi nie objęte zamówieniem

-wszystkie życzenia, zlecenia gościa realizujemy w pierwszej kolejności,

-stale nadzorujemy pobyt gościa VIP,

-rezerwujemy i realizujemy usługi dodatkowe zamówione w trakcie pobytu (należy te usługi wymienić – znajdują się w poleceniu do zadania/1strona zadania egzaminacyjnego),

-rezerwujemy i realizujemy usługi zamówione poza hotelem

-rezerwujemy usługi dodatkowe,

-udzielamy wszelkich informacji na temat usług świadczonych przez hotel oraz zachęcamy do skorzystania z tych usług,

-codzienne czynności służby pięter,

-przekazujemy informacje i korespondencję,

-pomagamy w nagłych wypadkach,

-zapewniamy depozyt rzeczy wartościowych,

-świadczymy usługi bagażowe,

-prowadzimy rachunek gościa VIP,

- przyjmujemy skargi, wnioski i reklamacje,
-zapewniamy stały i nieograniczony kontakt z recepcją i dyrekcją,
d) WYKAZ CZYNNOŚCI ZWIĄZANYCH Z WYMELDOWANIEM GOŚCIA VIP:

-dyrektor wraz recepcjonistą witają gościa VIP (imię i nazwisko)

-pytamy czy jest zadowolony z pobytu i oferowanych usług,

- uzyskujemy informację od służby pięter o zwalnianym pokoju,

-ustalamy zakres usług, z których gość korzystał,

-potwierdzamy formę rachunku i formę płatności
(lub pytamy o formę rachunku i ustalamy formę płatności)

-przedstawiamy rachunek do akceptacji,
(wystawiamy rachunek, wręczamy rachunek gościowi)
-odbieramy klucz,
uiszczenie rachunku (jeżeli gość płaci kartą lub gotówką),

-proponujemy wezwanie taksówki,

-prosimy o wpis do księgi gości,

-wręczamy materiały informacyjne , reklamowe hotelu,

-przenosimy bagaże do środka transportu,

-dyrektor odprowadza gościa VIP do środka transportu:
*dziękuje za skorzystanie z usług hotelu
*zaprasza do ponownego odwiedzenia
*żegna gościa
*życzy miłej podróży,

-zaznaczamy wyjazd gościa w stosownej dokumentacji,

-wystawiamy i wysyłamy fakturę VAT do osoby rozliczającej pobyt gościa,

-informujemy odpowiednie służby o wyjeździe gościa,

-zamykamy rachunek gościa,