Rozmowa kwalifikacyjna

Rozmowa kwalifikacyjna to w gruncie rzeczy niewiele więcej, jak okazja do lepszego poznania się pracodawcy i potencjalnego pracownika. Rozmowa kwalifikacyjna ma 3 cele:
• kandydatowi pozwala zaprezentować swe umiejętności oraz kwalifikacje związane ze stanowiskiem pracy, o jakie się ubiega,
• przeprowadzającemu rozmowę daje okazję do przedstawienia obsadzonego stanowiska i całej firmy,
• przeprowadzającemu rozmowę pozwala zebrać dodatkowe informacje o kandydacie ponad te, które uzyska z przedstawionego życiorysu.
Zanim przystąpimy do negocjacji, musimy dowiedzieć się czegoś (im więcej, tym lepiej) na temat firmy, w której zamierzamy podjąć pracę oraz warunków, na jakich zatrudniane są w innych przedsiębiorstwach osoby o podobnych do naszych kwalifikacjach. W oparciu o tę wiedzę formułujemy nasz cel idealny, stanowiący maksimum tego, co możemy osiągnąć oraz cel minimalny, wyznaczający granicę, poniżej której negocjacje nie mają dla nas sensu. Cel idealny powinien być realistyczny, ale bardzo ambitny. Na zasadzie „chcesz indyka, żądaj byka”, im wyższe przedstawimy oczekiwania drugiej stronie, tym więcej mamy szansę uzyskać. Dobrze jest również opracować różne warianty rozwiązań. Choćby po to, by określona propozycja ze strony przyszłego przełożonego nie stanowiła dla nas zaskoczenia. Przygotować się musimy również od strony emocjonalnej. Trzeba bowiem stawić czoło stresowi; tym silniejszemu, gdy przyszły szef postanowi utrudnić nam zadanie i zafunduje negocjacje typu wojna psychologiczna. Musimy wówczas liczyć się z różnymi niekoniecznie miłymi niespodziankami takimi, jak obecność osoby (osób) trzeciej, presja czasu i pośpiech etc. Dobrze jest zawczasu wyobrazić sobie tego typu sytuacje. Stanowić to będzie namiastkę prawdziwego doświadczenia, uodporni.
Choć rozmowy takie są popularnym narzędziem doboru, niekiedy nie dostarczają właściwych informacji pozwalających przewidywać przyszłe powodzenie kandydata.
Podobnie jak w przypadku rozmowy kwalifikacyjnej, musimy odpowiednio wyglądać i zachowywać się. Ważne jest, byśmy nie bali się zgłaszać swych oczekiwań i propozycji. Druga strona doskonale rozumie, że pragniemy uzyskać jak najlepsze dla siebie warunki i akceptuje ten fakt. Nie jest to jednak równoznaczne z przyjęciem każdej naszej propozycji. My powinniśmy prezentować podobną postawę: rozumieć, że szef dba o interes całej firmy i dlatego chce zatrudnić pracownika na warunkach dla niej korzystnych. Nie powinniśmy więc traktować swego przełożonego jak wroga, ani też zbyt szybko ulegać jego sugestiom. Jeśli jakaś propozycja z jego strony zdecydowanie nam nie odpowiada, mówmy o tym otwarcie, ale bez agresji czy wrogości. Dbajmy o to, by nie pominąć żadnej ważnej kwestii. Wszystko, co dotyczy warunków naszego zatrudnienia, powinno być ustalone na początku. Renegocjacje, próba załatwienia czegoś po fakcie, to bardzo trudne zadanie, zdarza się, że nie zawsze wykonalne. Nie będziemy musieli podejmować się go, jeśli dobrze przeprowadzimy negocjacje.
Istnieje pięć typów rozmowy kwalifikacyjnej:
• Rozmowa według ustalonego wzorca (ang. patterned interview) – to sytuacja, gdy pracodawca zadaje standardowe i przygotowane wcześniej pytania. Ten typ rozmowy pozwala przeprowadzającemu zająć się konkretnymi tematami i ustalić mocne i słabe strony kandydata. W rozmowie takiej można uzyskać szczegółowe, uporządkowane odpowiedzi dotyczące kwalifikacji i doświadczenia zawodowego danej osoby.
• Swobodna rozmowa (ang. conversational interview) – to taki rodzaj rozmowy kwalifikacyjnej, do którego często ucieka się prowadzący rekrutacje, gdy nie jest należycie przygotowany na spotkanie z kandydatem. To nie planowana, przypadkowa dyskusja, prowadzona bez wyraźnego kierunku. Po jej zakończeniu prowadzący rekrutacje wciąż potrzebuje dodatkowych informacji, zanim podejmie decyzję o zatrudnieniu danej osoby.
• Rozmowa kompleksowa (ang. comprehensive interview) – to najpowszechniej używana i najskuteczniejsza technika rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatami. Jest to połączenie nieformalnej, swobodnej rozmowy z rozmową według ustalonego wzorca. W rozmowie kompleksowej prowadzący rekrutacje ma wyraźny plan, jak potoczy się konwersacja, ale jednocześnie pozwala sobie na odstępstwa od planu po to, aby dokładniej zbadać pewne istotne szczegóły. Dzięki takiemu podejściu zachęca kandydatów do dyskusji i okazuje szacunek każdemu z nich.
• Rozmowa w sytuacji stresu (ang. stress interview) – to coraz popularniejsza metoda doboru pracowników na stanowiska kierownicze. Zadaniem rozmowy w sytuacji stresu jest wprowadzenia napięcia, by sprawdzić jak kandydat poradzi sobie w takiej sytuacji. Niestety, nie ma zbyt wielu dowodów na to, że rozmowy w sytuacji stresu pozwalają skutecznie mierzyć odporność kandydata na stres. Oceny są bardzo subiektywne, zwłaszcza gdy rozmowę kwalifikacyjną prowadzi osoba nie mająca zbyt dużego doświadczenia.
• Rozmowa grupowa (ang. group interview) – rozmowę taką mogą przeprowadzać przedstawiciele działu kadr w firmie, kierownictwo, a nawet osoby pracujące na równorzędnych do obsadzonego stanowiskach. Zaletą rozmowy grupowej jest to, że uzyskuje się w ten sposób kilka punktów widzenia, na podstawie których można podjąć ostateczną decyzję.
Rozmowa kwalifikacyjna odbywa się etapami. Każdy etap ma swoje zadanie i powinien doprowadzić do osiągnięcia pewnego celu.
W początkowej fazie rozmowy kwalifikacyjnej należy osiągnąć cztery cele. Od tego, w jakim stopniu zostaną zrealizowane zależy dalszy pomyślny przebieg rozmowy kwalifikacyjnej. Na początku wypada stworzyć naturalną, swobodną atmosferę, określić cel rozmowy, wyjaśnić jak będzie ona przebiegać, a także wymienić z kandydatem wystarczającą ilość informacji, by można było ustalić, czy rozmowa ma toczyć się dalej.
Kolejnym punktem rozmowy jest wymiana informacji – jest to sedno i racja bytu rozmowy kwalifikacyjnej. Właśnie na tym etapie gromadzi się informacje potrzebne do wybrania odpowiedniego kandydata. Należy zadać pytania, uzyskać odpowiedzi, które będą odpowiedziami na temat, oraz na bieżąco oceniać sposób wypowiadania się kandydata oraz jego zachowanie. W trakcie wymiany informacji gromadzi się informacje o dotychczasowym zatrudnieniu, wykształceniu i celach zawodowych, jakie stawia sobie kandydat.
Po uzyskaniu wszystkich informacji potrzebnych do decydowania o wyborze osoby, która będzie przyjęta na dane stanowisko, należy zakończyć rozmowę kwalifikacyjną. W tym punkcie należy zebrać wszystkie luźne wątki występujące w dotychczasowej rozmowie, pozwolić kandydatowi na zadawanie pytań oraz ustalić, co będzie się działo dalej z rekrutacją na dane stanowisko pracy.
Część kandydatów, z którymi przeprowadza się rozmowy, może być doskonale obeznana z całym procesem rozmowy kwalifikacyjnej. Niektórzy kandydaci nie tylko brali już udział w innych rozmowach kwalifikacyjnych, ale prawdopodobnie przeczytali także czasopisma i książki o tym, jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej i jak odpowiadać na trudne pytania. Oznacza to, że pracodawca musi przebić się przez gładkie odpowiedzi i wzorowe zachowanie kandydata do sedna – czyli do konkretów, na których oprze swoją decyzję o wyborze nowego pracownika.

Propozycje pytań na rozmowy kwalifikacyjne
1. Jakie osiągnął Pan wykształcenie?
2. Jaki był główny kierunek Pańskiej nauki? Dlaczego wybrał Pan właśnie ten kierunek?
3. Proszę podać swoje ulubione i najmniej lubiane przedmioty w szkole/ na studiach. Dlaczego były to właśnie te przedmioty?
4. W jakie zajęcia pozaszkolne angażował się Pan i dlaczego?
5. Czym zajmował się Pan podczas letnich wakacji będąc w szkole średniej/ na studiach?
6. Jakie przeszedł Pan szkolenia (oprócz regularnej nauki), które Pańskim zdaniem sprawiają, że ma Pan specjalne kwalifikacje na to stanowisko pracy?
7. Jakie ma Pan plany na przyszłość w stosunku do swojego wykształcenia?

OSOBISTE CECH CHARAKTERU KANDYDATA
1. Jak generalnie opisałby Pan siebie?
2. Gdybym poprosił Pana byłych współpracowników / szefa / podwładnych, by Pana scharakteryzowali, co powiedzieliby na Pański temat?
3. Co uważa Pan za swoje mocne/słabe strony?
4. Co Pan robi, by przezwyciężyć swe słabości?
5. Jakie typy ludzi Pana denerwują? W jaki sposób Pan sobie z nimi radzi?
6. Jak Pan sądzi, z jakich względów koledzy z pracy uznaliby, że łatwo im z Panem współpracować?
7. Jakie są Pańskie długofalowe plany? Co zamierza Pan robić za trzy, pięć, dziesięć lat?
8. Gdyby można było wszystko odwrócić, jakie zmiany wprowadziłby Pan w życiu osobistym i zawodowym?
9. W jaki sposób spędza Pan wolny czas?
10. Ile dni opuścił Pan w pracy w minionym roku?
11. Co Pańskim zdaniem jest usprawiedliwionym powodem nieobecności w pracy?
12. Jakiego oczekuje Pan wynagrodzenia? W jaki sposób ustalił Pan sobie taką stawkę?

Istnieją cztery techniki prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej. To jaką technikę zastosuje pracodawca świadczy o jego osobowości:
• Podejście dyrektywne – jest bardzo sztywne i przydaje się do zbierania danych faktograficznych. Przy takim prowadzeniu rozmowy uzyskuje się zwykle odpowiedzi tak lub nie.
• Podejście nie dyrektywne – w tej sytuacji kandydat przejmuje inicjatywę, a prowadzący zachęca do dyskusji. W podejściu tym stosuje się raczej pytania otwarte, a nie takie, na które można odpowiedzieć „tak” lub „nie”.
• Podejście indukcyjne – gdy odpytywanie kandydata zmierza od szczegółów do kwestii bardziej ogólnych.
• Podejście dedukcyjne – zmierza od kwestii ogólnych do szczegółowych. Rozmowa rozpoczyna się od kwestii natury ogólnej by uzyskać dość subiektywne odpowiedzi, a później przechodzi się do pytań szczegółowych, aby zebrać informacje o faktach.
Największe wyzwanie, jakie jest przed prowadzącym rozmowę kwalifikacyjną, to nawiązanie kontaktu emocjonalnego z poszczególnymi kandydatami. Nawiązując z nimi dobry kontakt emocjonalny wytwarza się klimat sprzyjający rozmowie, dzięki czemu kandydatom łatwiej jest ujawnić korzystne i niekorzystne informacje na swój temat. Do rozmowy należy wybrać ciche, wygodne, spokojne miejsce. Nic nie powinno przeszkadzać, ani odwiedziny osób z zewnątrz ani telefony.
Kandydat nie powinien czekać w recepcji swej firmy, chyba że prowadzący rozmowę chce ocenić zachowanie kandydata pod wpływem stresu.
Witając się z kandydatem należy nawiązać kontakt wzrokowy, zaprosić go do swojego biura i rozpocząć luźną konwersację.
W trakcie rozmowy należy robić notatki. Zadaniem przesłuchującego jest przede wszystkim słuchanie, tego co ma nam do powiedzenia kandydat. Pochwały i zachęty popierające to, co mówi kandydat pomagają podtrzymać tok jego wypowiedzi i napływ informacji.
W rozmowach kwalifikacyjnych reakcje i spostrzeżenia zależą nie tyle od tego, co faktycznie mówi kandydat, ile od tego, co pozostanie niewypowiedziane. Sygnały poza słowne to istotne narzędzie pozwalające ocenić odpowiedzi kandydata.
Twarz to najbardziej ekspresyjna część ciała. Ocenia się, że możemy zrobić i rozpoznać blisko 250 tysięcy różnych min. Najczęstsze z nich wyrażają zainteresowanie, radość, zaskoczenie, zagrożenie, wstyd, pogardę, gniew i lęk. Kontakt wzrokowy jest najważniejszym sposobem poza słownej wymiany informacji. Kontakt wzrokowy może trwać od 25% do 100% czasu trwania rozmowy. Gdy sami mówimy ograniczamy kontakt wzrokowy z odbiorcą, natomiast zwiększa się on znacznie, gdy słuchamy, co mówią inni.
Obok kontaktu wzrokowego również inne oznaki, takie jak uniesiona brew, drgający podbródek, rozedrgane lub rozszerzone nozdrza, czy też rumieniec oblewający całą twarz dają się łatwo rozpoznać i zinterpretować.
Rozmowa kwalifikacyjna polega na wyciągnięciu informacji od kandydatów na dane stanowisko, ale również kandydat powinien mieć okazję do zadawania prowadzącemu pytań. Stwarzając kandydatowi taką okazję można stwierdzić, w jakim stopniu interesuje go to stanowisko i co wie na temat firmy. Kandydat, który po prostu odpowie nie nie zajmie wysokiego miejsca na liście potencjalnych pracowników.
Kandydat, aby wzbogacić swój wizerunek w oczach prowadzącego rozmowę może zapytać m.in.:
• Jaką stosuje Pan filozofię zarządzania?
• Co się podoba Panu najmniej / najwięcej w podwładnych?
• Jak wygląda typowy dzień w Pańskiej firmie?
• Jakie szkolenie zapewnia firma?
• Dlaczego odeszła z pracy osoba dotychczas zajmująca to stanowisko?
• Jakie są możliwości awansu?
• Jacy są ludzie, z którymi będę pracować w firmie?
• Jakie są plany przedsiębiorstwa na przyszłość?