Plan organizacji imprez - krok po kroku

1. Określenie imprezy:
a) Tytułu
b) Regulaminu
c) Terminu i miejsca
d) Organizatora
2. Działania:
a) Wyznaczenie koordynatora
b) Określenie kosztorysu imprezy (potrzeb finansowych, osobowych, nagród) – w tym wkład własny, ew. dotacji, innych wkładów
c) Poszukanie partnerów – o ile chcemy mieć współorganizatora
d) Rezerwacja miejsca
e) Załatwienie patronatu medialnego oraz innych patronatów (o ile jest taka potrzeba)
f) Załatwienie sponsorów
g) Przydzielenie zadań dla osób potrzebnych do przeprowadzenia imprezy:
- nagłośnienie, oświetlenie
- scenografia
- projekty graficzne: logo imprezy, plakaty, zaproszenia, dyplomy itp. oraz ich wydruk
- pomoc organizacyjna – porządkowa
- sprzątanie
- pomoc techniczna
- wolontariat
- kontakty z mediami
- promocja i reklama imprezy
- konferansjer
- dokumentacja fotograficzna
h) Przekazanie zaproszeń (najpóźniej 7 dni przed imprezą)
i) Przygotowanie scenariusza imprezy i dostarczenie go najpóźniej tydzień przed imprezą
j) Realizacja imprezy
k) Sprawozdanie z imprezy – dostarczenie najpóźniej tydzień po imprezie dyrektorowi oraz umieszczenie na stronie internetowej wraz z dokumentacja fotograficzną

Podczas organizacji imprez organizator i koordynator powinni konsultować się jak najczęściej, z wszystkimi zaangażowanymi w organizację powinni spotkać się przynajmniej raz w celu przydzielenia zadań i ich wyjaśnienia.