Programy użytkowe i platformy wspierające pracę dyrektora szkoły w zakresie administracji. Technologia informacyjno-komunikacyjna w pracy dyrektora szkoły

Nauczyciel, który zostaje dyrektorem, większość swojego czasu pracy poświęca na administrowanie powierzoną mu placówką. Do najważniejszych zadań każdego roku należy opracowywanie arkusza organizacyjnego. Dyrektor szkoły loguje się do arkusza organizacyjnego na platformie wskazanej przez organ prowadzący i wprowadza ramowe plany nauczania zgodnie z obowiązującą podstawą programową. Na podstawie ramowego planu nauczania opracowuje tygodniowy plan zajęć oraz przydziela godziny do dyspozycji dyrektora. Po zaplanowaniu klas, ich liczebności oraz określeniu, jakie plany nauczania będą one realizowały, dyrektor może przystąpić do ustalenia dokładnej liczby godzin, biorąc pod uwagę wytyczne organu prowadzącego. Następnie należy ustalić liczbę etatów pracowników pedagogicznych, w tym etaty specjalistów. Wszystkie czynności dyrektora zapisywane są automatycznie na platformie a po wprowadzeniu wszystkich danych generowany jest plik gotowy do wydruku. Kolejnym wyzwaniem wspomaganym komputerowo jest układanie tygodniowego planu lekcji, planu dyżurów i zastępstw.
SIO – system informacji oświatowej którego założeniem jest uzyskiwanie danych niezbędnych do prowadzenia polityki edukacyjnej państwa, upowszechnianie edukacji, a także usprawnianie finansowania zadań oświaty (na podst. Ustawy o systemie informacji oświatowej z dn.19 II 2004, Art.1). Powstanie jednolitego, wielopoziomowego systemu usprawnia proces gromadzenia i przetwarzania danych, ułatwia budowę wskaźników oświatowych, wykonywanie raportów i analiz. Poza tym wspiera zarządzanie oświatą i kreowanie jednolitej polityki edukacyjnej, zarówno na szczeblu lokalnym, jak i globalnym. Pozwala również na płynną dystrybucję informacji między wszystkimi elementami objętymi Systemem Informacji Oświatowej. Wspólne działania na polu informacyjnym wszystkich szkół, placówek oświatowych, jednostek samorządów terytorialnych, kuratoriów oświaty oraz Ministerstwa Edukacji Narodowej pozwalają na uzyskanie aktualnych i rzetelnych danych na temat liczby uczniów oraz zatrudnionej kadry pedagogicznej. Wiedza ta jest niezbędna przy tworzeniu planów finansowych, określaniu wielkości subwencji oraz dotacji dla uczniów, studentów i słuchaczy, czy poziomu wynagrodzenia pracowników oświaty. Dyrektor szkoły każdego roku kilkakrotnie jest obowiązany wprowadzać dane do systemu informacji oświatowej.
ePUAP – Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej to system informatyczny, dzięki któremu możemy załatwiać sprawy urzędowe za pośrednictwem Internetu. Aby można było korzystać z tej elektronicznej platformy należy założyć konto ePUAP i potwierdzić profil zaufany. Konta ePUAP możemy używać jako elektronicznej skrytki do obierania korespondencji urzędowej. Profil zaufany to darmowe narzędzie, które umożliwia m. in. logowanie i składanie podpisu elektronicznego, dzięki któremu można załatwić określone sprawy urzędowe online. Szkoła jako instytucja posiada również swój zaufany profil, który służy do korespondencji z organem prowadzącym, kuratorium i innymi organizacjami. Dyrektor szkoły może podpisywać korespondencję wybierając odpowiedni sposób uwierzytelnienia: profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Może też przypisywać nauczycieli jako pracowników organizacji i nadawać im uprawnienia do obsługi korespondencji i podpisu dokumentów za pomocą profilu zaufanego.
PUE – Platforma Usług Elektronicznych daje możliwość łatwego generowania i przesyłania drogą elektroniczną dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych oraz różnego typu pism i wniosków do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Tą drogą można również umówić się na wizytę w ZUS. Dyrektor jako pracodawca jest płatnikiem składem ubezpieczenia społecznego pracowników. Będzie zatem często korzystał z platformy PUE .
Dyrektor korzysta również z narzędzi służących do planowania i kontrolowania budżetu swojej placówki. Dzięki temu na bieżąco ma wgląd do wydatków oraz może dokonywać zmian w budżecie. Programy te są zazwyczaj proponowane przez organ prowadzący i ujednolicone w całej gminie.
Usługa, która z pewnością posłuży dyrektorowi w planowaniu i realizowaniu jego codziennej pracy to Dysk Google. Oferuje nam 15 GB darmowej przestrzeni „w chmurze”. Pozwala ona na przechowywanie plików, zdjęć, dokumentów i innych materiałów w Internecie oraz dostępie do nich z dowolnego urządzenia, np. telefonu czy tabletu. Jedynym wymaganiem jest posiadanie konta Google
W oferowanej przez dysk Google przestrzeni dyskowej możemy tworzyć dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne, prezentacje, rysunki oraz formularze. Za pośrednictwem formularzy dyrektor może tworzyć ankiety, ich wyniki odczytywać w arkuszu kalkulacyjnym. Pozwala to na szybką analizę danych. Ankietowanie jest jednym z wygodniejszych sposobów kontaktu, zatem za pomocą tak stworzonej ankiety możemy szybko otrzymać wyniki. Jako przykład podaję tutaj formularz dotyczący deklaracji udziału uczniów w zajęciach nauki pływania. Możemy utworzyć formularz w którym zadajemy pytanie czy dziecko będzie w danym roku szkolnym uczestniczyło w zajęciach nauki pływania. W podobny sposób możemy przeprowadzać ankiety dla rodziców dotyczące np. oferty zajęć pozalekcyjnych. Link do formularza możemy wysłać wiadomością poprzez dziennik elektroniczny. Rodzice po otrzymaniu wiadomości wypełnią formularz i natychmiastowo możemy śledzić odpowiedzi w arkuszu kalkulacyjnym. Nie musimy zatem czekać na spotkanie z rodzicami aby przeprowadzić ankietę lub zebrać inne informacje. Możemy również decydować o tym kiedy zamykamy formularz. Jeśli jest ograniczona ilość miejsc na wycieczkę szkolną po uzyskania odpowiedniej ilości deklaracji możemy zamknąć formularz.
Niewątpliwie przydatnym narzędziem będzie również Kalendarz w którym możemy zapisywać ważne terminy sporządzania dokumentów, konferencji i spotkań. Możemy tak skonfigurować to narzędzie aby przed ważnym wydarzeniem otrzymać powiadomienie na komputerze oraz na smartfonie jednocześnie. Do utworzonych w dysku Google dokumentów, prezentacji i arkuszy kalkulacyjnych możemy nadawać uprawnienia innym użytkownikom. Dlatego jeśli nadamy nauczycielom możliwość edycji wszyscy będą mogli pracować na jednym dokumencie. Usprawni to w wielkim stopniu ich pracę, gdyż nie muszą spotykać się aby razem opracować dokument. Każdy może edytować go w czasie i miejscu dogodnym dla siebie. Zmiany w dokumentach zapisywane są automatycznie Nauczyciele mogą tworzyć materiały, które będą dostępne dla wszystkich. Do dysku Google możemy podłączać inne przydatne aplikacje. Wymienię tutaj Class Flow z którego korzystam podczas prowadzenia lekcji. Podłączenie aplikacji do dysku powoduje, iż wszystko czego potrzebujemy możemy mieć w jednym miejscu. Możemy również podłączyć aplikację iMindMap czy aplikacje do obróbki zdjęć.
Dysk Google zawiera również narzędzie do tworzenia prezentacji multimedialnych, które możemy wykorzystać na posiedzeniach Rady Pedagogicznej. Bardzo ważne jest posiadanie podstawowej wiedzy na temat ich tworzenia. Należy pamiętać o podstawowych zasadach tworzenia prezentacji multimedialnych.
Pracę dyrektora szkoły usprawni również odpowiednia organizacja przeglądarki internetowej. Zachęcam do odpowiedniego zorganizowania zakładek i skrótów. Dyrektor każdego dnia sprawdza różne strony internetowe, powinien zatem wpisać najczęściej używane do przeglądarki po to aby nie szukać ich każdorazowo. W odpowiednio zorganizowanej zakładce dyrektora szkoły powinna znaleźć się strona Ministerstwa Edukacji Narodowej, strona kuratorium oświaty, strona organu prowadzącego, centralnej i okręgowej komisji egzaminacyjnej, strona placówki, poczta elektroniczna.
Współczesny dyrektor musi biegle posługiwać się aktami prawnymi. Posłuży mu do tego Internetowy System Aktów Prawnych (ISAP). ISAP to system informacji prawnej redagowany przez zespół specjalistów w Ośrodku Informatyki Kancelarii Sejmu i jest częścią Systemu Informacyjnego Sejmu.
Obecne systemy to biblioteczne pozwalają na obsługę biblioteki szkolnej w chmurze. Do obsługi systemu wystarczy bibliotekarzowi przeglądarka internetowa a czytelnicy mogą korzystać z katalogu przez całą dobę. Funkcjonalność systemu dostarcza wszystkich narzędzi potrzebnych do sprawnego działania biblioteki szkolnej. Dyrektor może korzystać z nieograniczonego w czasie dostępu on-line do całości elektronicznej dokumentacji pracy biblioteki tj. dziennika biblioteki szkolnej oraz statystyk czytelnictwa.
Do ważnych zadań należy również ewidencja szkolnego majątku. Można przeprowadzić ją za pomocą edytora tekstu czy arkusza kalkulacyjnego ale coraz częściej pojawiają się narzędzi przeznaczone do inwentaryzacji.