Koszt a wydatek i nakład

Z przebiegiem procesów wykorzystania składników rzeczowych i finansowych w działalności jednostki gospodarczej związane są pojęcia wydatku, nakładu i kosztu, czasem nieprawidłowo używane zamiennie .
Cechą charakterystyczną nakładów jest to, że dotyczą one całego przedsiębiorstwa, ale tylko część z nich poniesiona celowo na określoną działalność gospodarczą może być kosztem. Nakłady oznaczają zużycie czynników produkcji wyrażone w jednostkach naturalnych, a nie wartościowo, i ze względu na tę postać nie podlegają agregacji. Spośród ponoszonych nakładów wyróżnia się:
- nakłady materiałowe, np. zużycie materiałów wyrażone w metrach, sztukach, kilogramach,
- nakłady środków pracy, np. czas pracy maszyn wyrażony w godzinach,
- nakłady pracy żywej, np. wyrażone w roboczogodzinach,
- nakłady pieniężne, np. zużycie zasobów majątkowych ujmowane w jednostkach pieniężnych .
Do kosztów nie zalicza się także strat nadzwyczajnych, które stanowią zużycia spowodowane zdarzeniami losowymi. Straty oznaczają bezekwiwalentne zmniejszenie się zasobów majątkowych, które nie jest celowe. Przykładem strat nadzwyczajnych mogą być :
- niedobory i szkody powstałe w majątku z przyczyn losowych,
- wynagrodzenia osób zatrudnionych przy usuwaniu skutków zdarzeń losowych,
- usługi obce związane z usuwaniem skutków zdarzeń losowych,
- zużycie materiałów związane z usuwaniem skutków zdarzeń losowych,
- wartość netto środka trwałego likwidowanego z przyczyn losowych.
Koszty i straty nadzwyczajne są więc pojęciami rozłącznymi, co jest powodem, iż zużycie zakwalifikowane do strat nadzwyczajnych nie może być traktowane jako koszt. Natomiast zarówno z kosztami nadzwyczajnymi, jak i ze stratami wiąże się pojęcie wydatku.
Wydatek wiąże się ściśle ze sferą obiegu pieniądza. Jest to każdy rozchód środków pieniężnych, bez względu na to, co będzie celem tego rozchodu. Każdy koszt zawsze jest związany z wydatkiem, ale nie każdy wydatek będzie się wiązał z kosztem.
Wydatki nie będące kosztami to przede wszystkim:
- rozchody środków o charakterze strat nadzwyczajnych,
- spłaty kredytów,
- VAT,
- podatek dochodowy,
- wypłaty pożyczek i zaliczek.
Wydatki obejmują:
• koszty
• straty nadzwyczajne
• inne wydatki.
Koszt może wystąpić wcześniej, równolegle lub później aniżeli wydatek, np.:
- w przypadku, gdy zakupione materiały zostały już wydane do zużycia, a nie dokonano za nie zapłaty, wcześniej wystąpi koszt niż wydatek,
- przy zakupie gotówkowym materiałów wydanych bezpośrednio do zużycia, wydatek i koszt wystąpią równocześnie,
- przy zakupie gotówkowym materiałów składowanych w magazynie, najpierw wystąpi wydatek, a koszt później tj. w momencie wydania materiałów do zużycia.