Jak sprawnie i skutecznie zarządzać placówką oświatową.

Aleksandra Płatnerz
nauczyciel ZSP nr 1
w Stalowej Woli

Jak sprawnie i skutecznie zarządzać placówką oświatową

Szkoła, jako przykład organizacji non profit, nie jest nastawiona na zysk, lecz na zaspokajanie potrzeb społecznych. Jednak pomimo bycia organizacją niedochodową, by przetrwać i realizować swoje cele, musi stale się rozwijać i zmieniać metody zarządzania. Szkoła służy nie tylko uczniom, którzy są jej głównymi beneficjentami, ale także rodzicom, nauczycielom, środowisku lokalnemu itd., a każda z tych grup ma swoje priorytety. Pogodzenie ich interesów jest celem marketingowego zarządzania szkołą. Dotyczy ono nie tylko marketingu, ale także personelu szkoły i zarządzania jakością jej pracy. Zarządzanie szkołą przyjmie formę kompleksowego systemu tylko wówczas, gdy zastosowane zostaną wszystkie trzy wymienione elementy.
W obecnych czasach szkoła coraz częściej postrzegana jest jako firma, która oferuje określony typ usług edukacyjno-wychowawczych, a jej dyrektor nazywany jest często menadżerem oświaty. Według W.Goriszowskiego: ,,Dyrektor szkoły to postać dla edukacji bardzo ważna. Od jego jakości i efektywności pracy zależy w szkolnictwie, jeśli nie wszystko, to przynajmniej bardzo wiele”. Jest on pierwszym wśród nauczycieli, administratorem, kierownikiem placówki, mającym szeroki zakres uprawnień i szeroki zakres odpowiedzialności. Jego rola to nie tylko wypełnianie obowiązków administracyjnych wynikających z przepisów prawa, ale także – świadome zarządzanie placówką, formowanie warunków do efektywnej i twórczej pracy podległych sobie pracowników. Dyrektor szkoły który chce, aby jego placówka zyskała przewagę konkurencyjną nad innymi placówkami w otoczeniu, powinien ukierunkować swoje działania na zachowania menedżerskie.
Podstawowymi elementami sprawnego działania są skuteczność, korzystność i ekonomiczność (Plewka, 2000). Według Cz. Plewki ,,skuteczność zarządzania to suma działań osoby kierującej organizacją (w przypadku szkoły – jej dyrektora jako kierownika zakładu pracy, a więc organizacji), które wykonywano w okresie zarządzania (zarządzania współczesną szkołą), aby osiągnąć zamierzony cel (w szkole oznaczać to może zaspokojenie potrzeb i oczekiwań edukacyjnych klientów szkoły)” (Plewka,2000). Zarządzanie szkołą jest trudnym i złożonym procesem działalności, dlatego skuteczność tego procesu jest wypadkową wielu czynników, które biorą w nim udział. Jakość ich wykonania w znaczący sposób rzutuje na fakt, czy zarządzanie szkołą jest sprawne, skuteczne i na ile jest ono efektywne. W rzeczywistości oświatowej skuteczne zarządzanie placówką ma miejsce wtedy, gdy dyrektor ,,wie dokąd pragnie dojść i co zamierza osiągnąć” (Bednarczyk, Plewka, 2008). ,,Dyrektor, który pragnie sukcesu dla swojej szkoły, musi przede wszystkim umieć sformułować cele, jakie jego placówka chce osiągnąć” (Kordziński, 2009). Refleksja nad celami i sposobami dojścia do nich, pomogą dyrektorowi szkoły w obraniu drogi, którą on i jego podwładni będą podążać.
Jako osoba zarządzająca szkołą, dyrektor odgrywa rolę lidera, w związku z czym powinien się skupiać na takich zadaniach jak określanie kierunku działania ( określanie wizji i misji szkoły), korelowaniu (tworzeniu struktur organizacyjnych, systemów i procesów operacyjnych, które zgodne są z wizją i misją szkoły i realizują potrzeby jej klientów) oraz uprawnianiu (delegowaniu odpowiedzialności na innych). Realizując wymienione zadania, dyrektor skupia się na sprawach rzeczywiście istotnych dla szkoły, zajmuje się ,,właściwymi zadaniami (skuteczność) w przeciwieństwie do podejmowania działań we właściwy sposób (sprawność), ale niekoniecznie istotnych z punktu widzenia szkoły (Sergiovanni,2001)”. Aby skutecznie i sprawnie kierować szkołą dyrektor, jako jej lider, musi mieć wizję kierowanej przez siebie placówki, a umiejętność zaprezentowania własnej wizji szkoły innym osobom mającym z nią związek, wpływa na efektywność jej pracy i jej dalsze doskonalenie.
Skuteczność zarządzania placówką oświatową, sprawność i efektywność pracy kierowniczej jej dyrektora w dużej mierze zależy od stylu kierowania. Na styl kierowania wpływ mają takie czynniki jak: czynniki znajdujące się po stronie kierownika i po stronie podwładnych oraz czynniki sytuacyjne. Styl zarządzania dyrektora szkoły zależy od jego przyzwyczajeń i nawyków, jego wiedzy, systemu wartości, cech osobowościowych, zdolności kierowniczych itp. Wybór stylu zarządzania ma więc charakter indywidualny, gdyż uzależniony jest od wspomnianych wyżej uwarunkowań. Nie ma jednak jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, jaki styl kierowania jest najskuteczniejszy. Z pewnością do podstawowych czynników wpływających na skuteczność zachowań kierowniczych zaliczyć można: przeszłość kierownika (dyrektora szkoły), jego osobowość i oczekiwania. W kształtowaniu stylu kierowania dużą rolę odgrywają także podwładni, gdyż to na nich jest on skierowany i od ich zachowania będzie zależała jego skuteczność. Mając na uwadze fakt, że szkołą nie jest łatwo kierować, każdy dyrektor powinien pamiętać, że ,,kierowanie – to przede wszystkim organizowanie i motywowanie, a dobre kierowanie to: przemyślane, poprawne i sprawne organizowanie i skuteczne motywowanie” ( Bednarczyk, Plewka, 2008). Dyrektor powinien posiadać wiedzę w zakresie stylów zarządzania, wartości szkoły, powierzania odpowiedzialności, rozwoju indywidualnego pracowników, budowania zespołów, komunikacji, negocjacji oraz zarządzania sobą. Współcześnie dyrektor powinien być wszechstronnie przygotowanym fachowcem zarówno w dziedzinie edukacji,jak i zarządzania. Powinien sobie zadawać pytanie nie tylko o to czy jest dobrym kierownikiem, ale też czy ma predyspozycje, aby efektywnie wypełniać role kierownicze? Aby ze sprawnego administratora stać się menadżerem musi posiadać kompetencje społeczne i intelektualne. Do kompetencji dyrektora zalicza się jego doświadczenie, wiedzę, umiejętności i cechy osobowościowe. ,,Dobry dyrektor szkoły to taki, który jest: fachowy i kompetentny, otwarty na wszelkiego rodzaju zmiany, twórczy i innowacyjny, zdecydowany w każdej sytuacji, uczciwy, obiektywny i sprawiedliwy oraz posiadający autorytet” (Plewka,2000). Obecnie dyrektor szkoły musi funkcjonować jako menadżer, ,,pierwszy” nauczyciel oraz wychowawca. Powinien jawić się nauczycielom, uczniom i rodzicom jako życzliwy doradca i konsultant, osoba punktualna, opanowana, kreatywna i rzetelna, ze zdolnościami przywódczymi. Cechy te ułatwiają sprawne realizowanie funkcji zarządzania w szkole. Aby osiągnąć skuteczność w zarządzaniu placówką, dyrektor musi również myśleć w kategoriach ,,wygrana-wygrana”, wierzyć w siebie, zmierzać ku jasno wytyczonym celom, koncentrować się najpierw na wykonywaniu rzeczy ważnych, w dalszej kolejności zaś rzeczy pilnych, nie obawiać się zmian i nie odkładać na bok doskonalenia się. Dyrektor – przywódca, który pragnie być skuteczny, zobowiązany jest według S. Coveya do: ciągłego zdobywania wiedzy, ciągłego rozwijania sfery intelektualnej, emocjonalnej i duchowej, wiary w innych ludzi, tworzenia pozytywnej atmosfery w pracy, służenia współpracownikom, tworzenia synergii, budowania poczucia bezpieczeństwa i zachowania harmonii pomiędzy życiem zawodowym i prywatnym. Wniosek jaki z tego płynie wskazuje, że ,,siła lidera, jakim jest dyrektor w szkole, wynika z jego prawego charakteru i ze stosowania określonych zasad” ( Michalak, 2006). Można więc uznać, że kolejnym warunkiem skutecznego i sprawnego zarządzania szkołą są kompetencje, gdyż to właśnie wiedza, umiejętności, predyspozycje, doświadczenie, itp. w dużym stopniu decydują o tym jaka jest skuteczność zarządzania dyrektora szkoły. Dlatego tak istotne jest, by każdy dyrektor podwyższał swoje kompetencje.
Bycie dobrze przygotowanym nie wystarczy, aby stać się sprawnym i skutecznym ,,zarządcą” szkoły. Oprócz umiejętności i wiedzy, którą trzeba umieć właściwie spożytkować, potrzebne są także doświadczenie, właściwa motywacja i znajomość środowiska. Kolejnym warunkiem skutecznego zarządzania szkołą będzie potrzeba dobrego rozpoznania środowiska. Działania dyrektora szkoły nie są skuteczne, jeśli nie zna on precyzyjnie potrzeb i oczekiwań klientów placówki, wszystkich możliwości jakimi może w szkole rozporządzać czy też nie zna dobrze swoich podwładnych. W związku z tym skuteczny i sprawny dyrektor starannie rozpoznaje swoje środowisko, zbiera informacje o jego uwarunkowaniach, dokonuje analizy tych informacji i wyciąga z nich stosowne dla siebie wnioski. Takie postępowanie rodzi nadzieję, że decyzje dyrektora będą trafiały w oczekiwania i potrzeby szkoły,jej klientów i współpracowników, a podjęte przez niego działania będą prowadzić do osiągania zakładanych celów. Oprócz wiedzy i umiejętności warunkiem skutecznego działania jest także właściwa motywacja działania. Ważne jest, aby zarówno dyrektor szkoły jak i jego podwładni dostrzegali ewentualne korzyści swojego zaangażowania i wysiłku. Dyrektor musi posiąść umiejętność właściwego wykorzystywania motywacji, aby zarządzanie szkołą stało się pasmem skutecznych działań.
Ważnym instrumentem osiągania celów rynkowych w marketingu jest pracownik. Spośród wszystkich pracowników szkoły, to nauczyciele odgrywają największą rolę w kształtowaniu opinii o niej i stanowią jej trzon. Właściwe zarządzanie personelem w szkole podnosi jakość świadczonych usług edukacyjnych. Jest to związane z ,,dysponowaniem nauczycielami zmotywowanymi do pracy oraz ciągłym ich doskonaleniem, tak aby chcieli dzielić się swoją wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem” (Piwowar-Sulej,2009).
Stephen Covey przedstawiał koncepcję przywództwa skoncentrowanego na zasadach jako najbardziej pożądany i skuteczny styl zarządzania organizacją. Dyrektor szkoły, który odwołuje się do przywództwa skoncentrowanego na zasadach jest życzliwy, uczciwy, wydajny, a także skuteczny. Dostrzega, że jego podwładni są twórczy, energiczni i przejawiają wiele cennych inicjatyw. Sprawny i skuteczny dyrektor zdaje sobie sprawę, że ważnym zadaniem dla dobrego dyrektora jest odpowiednie motywowanie nauczycieli, dostrzeganie efektów ich pracy i informowanie o tym autorów osiągniętych sukcesów. Taka aprobata wyrażana przez dyrektora daje pracownikom wewnętrzną satysfakcję i pewność, że ich praca jest na bieżąco dostrzegana, a oni sami są ważni i doceniani. Kolejnym istotnym zadaniem, które stoi przed dyrektorem, jako sprawnym i skutecznym przywódcą, jest budowanie zaufania w zespole, które może się urzeczywistnić poprzez wiarygodność jego członków. Ważne jest, aby dyrektor stale aktualizował swoją wiedzę zawodową, w przeciwnym razie stanie się niewiarygodny. ,,Gdy przywódca nie ma zaufania do swoich pracowników, jego skuteczność na poziomie zarządzania jest niska”( Michalak, 2006). Ważnym elementem sprawnego i skutecznego zarządzania szkołą jest stwarzanie przez dyrektora jak najwięcej okazji do przejawiania swej aktywności przez członków personelu. W szkole, podobnie jak w każdej organizacji, istotne jest ,,upodmiotowienie pracowników poprzez dopuszczenie ich do głosu w procesie podejmowania decyzji znaczących dla jej funkcjonowania, a zatem partycypację pracowniczą w zarządzaniu”(Piwowar-Sulej, 2009). Świadomość wpływu na funkcjonowanie szkoły i wspólne ponoszenie odpowiedzialności za jej losy korzystnie wpływa na integrację jej pracowników oraz identyfikowanie się z miejscem pracy.
,,Sprawne zarządzanie to sztuka osiągania przez kierownika celów przy pomocy ludzi, którymi kieruje” ( Bieniok, 1999). Jednym ze składników tak pojmowanego zarządzania jest delegowanie uprawnień na rzecz podwładnych. Przekazywanie przez dyrektora szkoły jak największej ilości uprawnień swoim podwładnym pozwala na rozwój samodzielności pracowników i pobudza ich inicjatywę. Jednakże to dyrektor w dalszym ciągu ponosi odpowiedzialność za działania delegowanego. Proces delegowania uprawnień przydatny jest tylko w takim stopniu, w jakim przyczynia się do poprawy skuteczności zarządzania i dlatego musi mieć swoje racjonalne granice, które trzeba określić. Dyrektor – menedżer delegujący swoje uprawnienia musi przyłożyć dużą wagę do problemu wyboru pracownika, któremu można przekazać uprawnienia. Dyrektor musi być przekonany, że pracownik jest przygotowany do przejęcia uprawnień, że będzie je wykonywał z odpowiednią starannością i będzie ponosił odpowiedzialność za wszystkie konsekwencje przejętych uprawnień. Istotne jest, aby dyrektor miał na uwadze następujące zasady delegowania uprawnień: delegować należy przede wszystkim zadania oraz kompetencje rutynowe i operatywne, ale nie zadania strategiczne, obowiązki delegować należy konkretnym pracownikom, a nie zespołom, bo grupy nie da się rozliczyć z odpowiedzialności ( Plewka, 2000).
Osiągnięcie efektywności i sprawności zarządzania organizacją szkolną jako zdanie dyrektora szkoły uwarunkowane jest wieloma czynnikami determinującymi jego zachowania w organizacji. Rola dyrektora szkoły konstytuuje się w zależności od warunków danego otoczenia. Dlatego aby sprostać nowym wymaganiom, dyrektor musi stać się menedżerem, który posiada takie atrybuty jak: właściwa reakcja na zmiany występujące w otoczeniu, umiejętności przywódcze, inicjowanie i koordynowanie zmian, monitorowanie zmian w przepisach prawa oraz koncentracja na organizacyjnej i administracyjnej pracy szkoły. Obecnie o skuteczności i efektywności kierowniczej kadry oświatowej świadczą jej indywidualne cechy i umiejętności, które niezbędne są do wykonywania pracy na stanowisku dyrektora szkoły. Nie ulega także wątpliwości, że dyrektor szkoły, by sprawnie i skutecznie nią kierować, powinien mieć rozległą wiedzę potrzebną do zarządzania placówką edukacyjną, a więc wiedzę zawodową i ogólną. Nie mogą być dyrektorowi obce takie dziedziny wiedzy jak prawo, psychologia czy ergonomia. Bez rozległej wiedzy dyrektora szkoły trudno wyobrazić sobie skuteczne i sprawne kierowanie pracownikami. Sprawny kierownik musi w umiejętny sposób wykorzystywać posiadany zasób wiedzy,który umożliwi mu osiąganie założonych celów. W związku z tym dyrektor, który chce być skuteczny, powinien stale wzbogacać, doskonalić i utrwalać swoje umiejętności menedżerskie. Jest to istotne, gdyż zmienia się świat i panujące w nim reguły gry rynkowej.


Bibliografia:
1)Plewka Cz., Bednarczyk H., Vademecum menedżera oświaty, Radom 2000.
2)Kordziński J., Jak sobie radzić na rynku? Marketing edukacyjny, Warszawa 2009.
3)Zarządzanie placówką oświatową. Poradnik nowoczesnego dyrektora. Red. K. Krysztofiak, Warszawa 2009.
4)Przywództwo w szkole. Red. J. M. Michalak, Kraków 2006.
5)Bednarska-Wnuk I., Zarządzanie szkołą XXI wieku. Perspektywa menedżerska,Warszawa 2010.
6)Piwowar – Sulej K., Zarządzanie personelem nauczycielskim w oświacie, Warszawa
2009.
7)Dyrektor szkoły a wyzwania XXI wieku. Red. E. Adamczyk, E. Matczak, Warszawa 2008.
8)Menedżer i kreator edukacji. Red. C. Plewka, H. Bednarczyk, Radom 2008.

Źródła internetowe:

1)Fazlagić J., Marketingowe zarządzanie szkołą – wstęp, http://fazlagic.pl/moje-ksiazki/marketingowe-zarzadzanie-szkola/wstep/
2)Studniak M., „Co powinniśmy uwzględnić, aby skutecznie przewodzić społeczności szkolnej”, www.szkolnictwo.pl/index.php?id=PU0807