Zasady pisania listów formalnych w języku angielskim

Zasady pisania listów formalnych w języku angielskim

List formalny, obok listu nieformalnego to jedna z tzw. dłuższych form wypowiedzi, która może pojawić się na egzaminie maturalnym z języka angielskiego. Pisząc taki list należy pamiętać o kilku zasadach. Język takiego listu musi być oficjalny i zawierać zwroty grzecznościowe. W liście formalnych należy podać powód dla którego piszemy, następnie opisać sytuację i dać odpowiednie zakończenie. Należy unikać zwrotów potocznych i tzw. form skróconych „contractions”, tzn. np. can’t, isn’t, shouldn’t, itd.

Układ listu (Layout)

Pozdrowienie:
Dear Sir/Madam, (gdy nie znamy odbiorcy)
Dear Mr Smith, (gdy znamy nazwisko odbiorcy)

I akapit – cel listu
Reklamacja I am writing to coplain about the service I received from your company Piszę z reklamacją odnośnie usługi jaką otrzymałem od Państwa firmy.

Prośba o informację I am writing to enquire about.... Piszę z zapytaniem o ....
I am writing with regard to .... Piszę odnośnie ....
I am interested in coming to your resort in Barbados.
Przeprosiny I am writing to you with regard to .... Piszę do Pana w związku z ....
I would like to apologise for ... Chciałbym przeprosić za ....
Zaproszenie I would like to invite you to the annual Festival ....
You are invited to attend (a conference). Jest Pan zaproszony do uczestnictwa w konferencji.
I would be honoured to take part in ... To byłby dla mnie zaszczyt uczestniczyć w ...
I am afraid I am unable to attend .... Obawiam się, że nie będę mógł uczestniczyć w ....

II i III akapit
Rozwijamy treść listu podając kolejne informacje z polecenia. Trzymamy się ich i nie rozpisujemy się podając nieistotne fakty.
Reklamacja I want to express my strong dissatisfaction with....
Chcę wyrazić moje głębokie niezadowolenie z ....
I am strongly dissatisfied with .... Jestem głęboko niezadowolony z ....
The camera was not properly packed.
Aparat nie był odpowiednio zapakowany.
I was extremely annoyed to discover that...
Byłem naprawdę poirytowany gdy odkryłem, że....
To make matters worse, ... Co gorsza, ....
Prośba o informację First, when is..... ? I am thinking of coming in March. Po pierwsze, kiedy jest...?
Secondly, do you have....? Po drugie, czy mają Państwo.... ?
Another question I have is about a place to stay. Kolejne pytanie jakie mam dotyczy ....
Could you recommend me.... ? Czy mogliby Państwo polecić mi.... ?
Other questions I have are about prices. How much is ....? Do you have any discounts for (students)?
Inne pytania jakie mam dotyczą cen. Ile koszuje...? Czy mają Państwo jakieś zniżki dla (uczniów, studentów)?
I would be grateful if you could.... Byłbym wdzięczny gdyby Państwo mogli ...
Could you please send me further details about...? Czy mogliby państwo przesłać mi dalsze szczegóły na temat ..
Zaproszenie Your presence at the charity concert seems indispensable.
Państwa obecność na koncercie charytatywnym wydaje się być niezbędna.
Therefore, if you would agree we would like to ...
Dlatego też, jeżeli Pan/Pani się zgodzi chcielibyśmy ...

IV akapit
W ostatnim akapicie prosimy o pozytywne rozpatrzenie naszej prośby, o przybycie na (np. przyjęcie), zwrot pieniędzy, itp.

Reklamacja I would therefore be grateful if you could consider a full refund of(kwota). Dlatego byłbym wdzięczny, gdybyście państwo mogli rozważyć całkowity zwrot pieniędzy w wysokości ....
I demand a full refund of $50. Żądam pełnego zwrotu pieniędzy w kwocie $50.
Please replace the book with the correct one as soon as possible.
Proszę o wymianę książki na odpowiednią tak szybko jak to możliwe.
Nevertheless, I hope you will replace (the faulty CD).
Niemniej jednak mam nadzieję, że wymienicie państwo (uszkodzoną płytę CD).
Please provide a full explanation for the poor service I received.
Proszę o pełne wyjaśnienie dlaczego udzielono mi tak złej obsługi.
Prośba o informację I would appreciate a reply at your earliest convenience. Byłbym wdzięczny za w miarę szybką odp.
Przeprosiny Please accept my sincere apology ... Proszę przyjąć moje szczere przeprosiny.
Zaproszenie We would be privileged if you accepted our invitation. Bylibyśmy uhonorowani gdyby Pan przyjął nasze zaproszenie.

Pamiętaj o odpowiednim zakończeniu listu!
Niezależnie od rodzaju listu na końcu umieszczamy zdanie:
I look forward to hearing from you. Oczekuję na szybką odpowiedź.

Pozdrowienie kończące:
Yours faithfully, (gdy odbiorca jest nam nieznany)
Yours sincerely, (gdy list kierujemy do konkretnej osoby, np Mr Smith)
Podpis:
XYZ