Outsourcing w e-administracji

Pojęcie outsourcingu

Outsourcing pochodzi z języka angielskiego, nie posiada on swojego polskiego odpowiednika. Słowo outsourcing na język polski możemy tłumaczyć jako wykorzystanie zasobów pozostających na zewnątrz, ponadto postrzegany on jest jako:
­ Jedna z metod optymalizacji wykorzystania zasobów oraz środków przedsiębiorstwa, która polega na realizowaniu funkcji, jak również procesów należących do zadań wyszczególnionego podmiotu gospodarczego przez zewnętrzne jednostki;
­ Proces transformacji funkcyjnej i restrykcyjnych przedsiębiorstwa lub innym podmiotom podlegającym funkcjom i procesom przekazu zasobów, które mają związek z realizacją funkcji zewnętrznych.
Pomiędzy outsourcingiem a kooperacją zachodzi znacząca różnica dotycząca funkcji i procesów, za jakie całkowitą odpowiedzialność prawną ponosi podmiot, którego obowiązkiem jest przekazanie funkcji i procesów do realizacji innemu podmiotowi. W procesie kooperacji odpowiedzialność podmiotów kooperujących określona jest w kontraktach i rozłożona jest zgodnie z wcześniej zawartą umową cywilno-prawną.
Natomiast wskutek outsourcingu następuje uzależnienie się od podmiotu decydującego się na świadczenie usług outsourcingowych. Podmioty uzależnione od outsourcingu pozbywają się części własnych zasobów jednocześnie tracąc część możliwości realizacji funkcji i zadań. Tym samym staje się skazana na usługi outsourcingowe.

Rodzaje outsourcingu
W administracji publicznej zarówno przedsiębiorstwa komercyjne, jak i pozostałe stosują następujące rodzaje outsourcingu:
­ Outsourcing funkcji administracyjno – zarządczych – ma na celu powierzenie jednostce zewnętrznej prowadzenia spraw związanych z księgowością, ewidencją, prowadzenie archiwów, ocen, oraz dobór i szkolenie kadr. Najpopularniejszy jest outsourcing związany z obsługa księgowości, z którego jak do tej pory najwięcej jest korzystanie;
­ Outsourcing funkcji pomocniczych –nagłownym jego zadaniem jest przekazywanie podmiotom zewnętrznym funkcji związanych z ochroną budynków bądź pomieszczeń, konserwacją sieci teleinformatycznych, czy dowozem pracowników, ta funkcja outsourcingu jest najprostszą formą.
­ Outsourcing procesów produkcyjnych i usługowych zarówno podstawowych jak i pomocniczych - proces ten polega na przekazaniu zadań w zakresie konserwacji jak również przeglądu linii produkcyjnych, przeprowadzanie okresowych remontów.

Cele outsourcingu

Zastosowanie outsourcingu poprzez podmioty gospodarcze przynosi wiele korzyści. Do najważniejszych celów outsourcingu zaliczyć można:
- zmniejszenie kosztów działalności;
- usprawnienie zarządzania poprzez zastosowanie rozwiązań skupiających się na skupieniu kierownictwa na podstawowych zadaniach, jednocześnie nie zwracając uwagi na kierowanie procesami o charakterze drugorzędnym lub pomocniczym.
- Poprawa jakości realizowanych funkcji poprzez wyspecjalizowaną kadrę, która świadczy usługi w danej dziedzinie;
- Dostęp do nowoczesnych technologii i know-how, usługodawca outsourcingu udostępnia swoim usługobiorcą najnowsze technologie oraz najświeższa wiedzę z zakresu know-how;
- Możliwość uzyskania dostępu do zasobów, którymi organizacja nie dysponuje, a nie posiada możliwości ich utworzenia bądź efektywnego wykorzystania we własnym zakresie;
- pozyskanie kapitału;
- podział ryzyka pomiędzy podmiotami w ramach outsourcingu – efektem podziału ryzyka jest uzyskanie współpracy powiązanej na wzajemnych powiązaniach outsourcingowych.

Specyfika outsourcingu w sektorze publicznym

W administracji publicznej, rządowej, czy samorządowej usługi outsourcingowe mają swoją specyfikę i różnią się od outsourcingu w innych gałęziach gospodarki. Jednostki administracji publicznej określając strategię podejmują decyzje outsourcingowe skupiając się na następujących kryteriach:
Kryterium publicznego charakteru usług publicznych :
– administracja publiczna nastawiona jest na świadczenie usług społecznych, w pełnym tego słowa znaczeniu. Usługi te są świadczone przy zastosowaniu następujących zasad ekonomicznych:
- usługi publiczne są nieodpłatne dla usługobiorcy;
- usługi publiczne, które są odpłatne udostępniane są po kosztach własnych;
-Outsourcing usług społecznych świadczonych na rzecz administracji publicznej może przynieść negatywne skutki w relacji zadań aparatu państwa wskutek dopuszczenia się komercjalizacji przez przedsiębiorstwo outsourcingowe.

Kryterium zakresu działania zadań i funkcji.

W sektorze administracji publicznej o zakresie podejmowanych działań decyduje władza ustawodawcza, jak również właściwe nadrzędne organy władzy wykonawczej. Działania te podejmowane są poprzez tworzenie ustaw jak również aktów wykonawczych min. rozporządzeń i zarządzeń.
Organy administracji publicznej nie posiadające w swoich kompetencjach, kwalifikacji związanych z możliwością rozszerzenia lub zawężenia zakresu swoich możliwości i uprawnień . W latach 90tych do systemu administracji publicznej w Polsce zostały wprowadzone następujące zmiany:
- decentralizacja zadań, przekształcenie zadań zleconych na zadania własne jednostek terytorialnych;
- decentralizację zadań administracji rządowej poprzez powierzenie jej jednostką, przy świadczeniu usług outsourcingowych na rzecz administracji publicznej
Kryterium odpowiedzialności – Outsourcing w sektorze publicznym a zwłaszcza w administracji publicznej, rządowej lub samorządowej granice wyznaczane są poprzez charakter odpowiedzialności oraz potencjalne ryzyko. Odpowiedzialności za realizacje zadań jak również wypełnianie funkcji przez jednostkę administracyjną jest niezbywalna. Odpowiedzialność jednostek administracyjnych jest określona poprzez prawo jak również przez prawo jest egzekwowana. Efekty outsourcingowe ważne dla sektora komercyjnego w żaden sposób nie dotyczą administracji publicznej. W przypadku administracji publicznej nie jest brane pod uwagę rozkład odpowiedzialności jak również i podział ryzyka pomiędzy zleceniodawcę - czyli w tym przypadku jednostkę administracji publicznej a zleceniobiorcę - czyli inne przedsiębiorstwo. Nikt nie zwolni kierownika urzędu centralnego, wójta, burmistrza lub prezydenta miasta z odpowiedzialności za to, że jakaś firma której zostały powierzone zadania do realizacji w zakresie usług publicznych wykonał te zadania źle bądź też ogłosił upadłość. W sytuacji outsourcingu usług społecznych przez administracje firmy które deklarują gotowość świadczenia usług wiedza doskonale o asymetrii. Z chwilą podpisania umowy outsourcingowej firma , która przyjmuje zlecenia uzyskuje przewagę nad jednostka administracji publicznej.


Nota o autorach
mgr Edyta Jedlińska- absolwentka Wydziału Nauk Prawnych Wyższej Szkoły Handlowej w Radomiu. Stypendystka MNiSW w roku akademickim 2010/2011.
Katarzyna Romanowska- absolwentka Dziennikarstwa i Komunikacji Społecznej, studentka I roku studiów magisterskich na kierunku Administracja w Wyższej Szkole Handlowej w Radomiu. Dwukrotna stypendystka MNiSW.