Funkcjonowanie małej firmy przy wykorzystaniu SZBD

Tematem przedstawionej pracy jest: Funkcjonowanie małej firmy przy wykorzystaniu SZBD. Niniejsza praca ma na celu wspomóc pracę wszelakich firm, w których jest wymagana ewidencja pracowników oraz ogólny zarys sprzedaży jej produktów. Zakres mojej pracy obejmuje:
• opracowanie projektu bazy danych pracowników firmy;
• realizacja projektu w wybranym systemie zarządzania bazą danych;
• utworzenie wykazu obejmującego funkcjonowanie firmy m. in. Płace, finanse, towary, wyposażenie;
• przygotowanie dokumentacji i instrukcji obsługi utworzonej bazy danych.
Celem pracy było ukazanie funkcjonowania małej firmy przy wykorzystaniu SZBD (System Zarządzania Bazą Danych). Do zadania należało opracowanie projektu bazy danych pracowników firmy, zrealizowanie go tworząc bazę danych zarządzającą informacjami, która gromadzi oraz utworzenie wykazu obejmującego funkcjonowanie firmy. Do zadania zaliczało się stworzenie bazy danych zarządzającej przechowywanie potrzebnych informacji o pracownikach firmy oraz o jej sprzedaży towarów. Należało także przygotować dokumentację i instrukcję obsługi utworzonej bazy danych.
Stworzona baza miała być łatwa w obsłudze tak, aby użytkownik, który będzie chciał z niej skorzystać, nie miał najmniejszych problemów z wykonywaniem wszelakich czynności związanych z jej obsługą. Osoba korzystająca z bazy danych może wygodnie przeglądać i modyfikować informacje poprzez formularze oraz drukować raporty.
Projekt zrealizowałam przy wykorzystaniu programu Access, ponieważ jest elektronicznym systemem zarządzającym bazą danych. Jego celem jest przechowywanie, porządkowanie oraz przetwarzanie danych w prosty sposób.
System wstępnie nazwany jest FIRMA. Głównym jego celem jest wyszukiwanie w sposób efektywny i wygodny danych pracowników dotyczących m.in. danych osobowych, należnej stawki wynagrodzenia, przynależności do odpowiedniego działu lub filii, wyposażenia firmy, oraz prowadzenie sprzedaży produktów polecanych przez firmę poszczególnym odbiorcom, których potrzebne dane także są umieszczone w stworzonej bazie oraz prowadzenie ewidencji sprzedaży produktów ofiarowanych przez firmę.

Do głównych celów stworzonej aplikacji należy:
1. Umożliwienie gromadzenia danych o Pracownikach i Sprzedaży. System pozwoli na wprowadzanie nowych Pracowników, towarów i kategorii, modyfikowanie danych oraz łatwe uzupełnianie i usuwanie tych danych.
2. Przeglądanie danych o Pracownikach i polecanych Towarach.
3. System umożliwi wyszukiwanie Pracowników według różnorodnych kryteriów:
• numeru pracownika;
• działu;
• nazwiska;
• miejscowości zamieszkania;
• miejsca parkingowego;
• stawki wynagrodzenia;
• liczby godzin pracy;
• pracy w Filii, czy też poza nią;
• wyszukanie produktów według ceny czy też kategorii do której należy.
4. System umożliwi wprowadzanie i modyfikacje nie tylko danych dotyczących nowo przyjętych Pracowników, ale i takich, którzy w bazie już istnieją, a zachodzi tylko potrzeba zmodyfikowania ich danych, bądź też całkowite usunięcie Pracownika.

Do obsługi bazy opracowałam następujące:

Tabele i typy

Pracownicy
Nazwa
id
imię
nazwisko
data przyjęcia
czas pracy
stawka
ubezpieczenie
komentarz
filia
zdjęcie
kod działu
symbol parkingu Typ
tekst
tekst
tekst
data/godzina
liczba
walutowy
tak/nie
nota
tak/nie
obiekt OLE
tekst
tekst

Płace tygodniowo

Nazwa
id płac
stawka wynagrodzenia
data wypłaty
id Typ
autonumerowanie
liczba
tekst
tekst

Działy

Nazwa
kod działu
kierownik
nazwa działu Typ
tekst
tekst
tekst

Wyposażenie

Nazwa
seria
nazwa
data zakupu
data gwarancji
gwarancja
kod działu Typ
tekst
tekst
data/godzina
data/godzina
tak/nie
tekst

Adresy

Nazwa
ulica
miasto
województwo
kod pocztowy
telefon
telefon komórkowy
id Typ
tekst
tekst
tekst
tekst
tekst
tekst
tekst

Spis parkingów

Nazwa
symbol parkingu
opłata Typ
tekst
walutowy

Towary

Nazwa
id towaru
nazwa
cena netto
stawka VAT
opis
id kategorii Typ
tekst
tekst
walutowy
tekst
nota
liczba

Faktura

Nazwa
id faktury
rodzaj dokumentu
data wystawienia
data sprzedaży
forma płatności
rabat
numer kat przychodów
zapłacono
id odbiorcy
id Typ
tekst
tekst
data/godzina
data/godzina
tekst
tekst
tekst
tekst
tekst
tekst

Odbiorcy

Nazwa
id odbiorcy
nazwa
NIP odbiorcy
miejscowość
adres
kod pocztowy
przedstawiciel
uwagi Typ
tekst
tekst
tekst
tekst
tekst
tekst
tekst
nota

Telefony

Nazwa
telefon
id odbiorcy Typ
tekst
tekst

Szczegóły sprzedaży

Nazwa
ilość
id towaru
id faktury Typ
liczba
tekst
tekst

Towary kategoria

Nazwa
id towaru
opis Typ
autonumerowanie
nota

Kwerendy
• adresy domowe pracowników – jak sama nazwa wskazuje stworzona kwerenda wyświetla adresy domowe wszystkich pracowników;
• adresy domowe pracowników z szukanego miasta – jest to kwerenda parametryczna, użytkownik wprowadza pierwszą literę miasta i według tego kryterium są ukazywane wyniki;
• aktualizująca stawki parkingowe – w tym wypadku kwerenda zwiększa wszystkie opłaty parkingowe o 10;
• czas pracy pracowników – kwerenda wyświetla pracowników według podanego czasu pracy (np. chcemy wyświetlić wszystkich pracowników pracujących 8 godzin, przy czym liczbę godzin wprowadzamy do kwerendy);
• ile aut na danym parkingu – jak sama nazwa wskazuje wyświetla informacje o tym ile na danym parkingu znajduje się aut;
• kwerenda do faktury – kwerenda, która potrzebna jest nam do wydrukowania faktury i rachunku uproszczonego;
• licz działami parkujących.

• osoby parkujące na danym parkingu - wyświetlająca informacje o osobach parkujących na podanym przez nas parkingu;
• płace + premia - obliczająca płace + premie;
• podsumowanie płac działami - podsumowująca płace działami w danym tygodniu;
• podatek VAT;
• pracownicy bez telefonu;
• towary o cenie większej od średniej ceny wszystkich towarów;
• sprzedaż według podanego z klawiatury roku – podając z klawiatury rok użytkownik otrzyma listę sprzedaży towarów w danym roku;
• stawka od x do y – wyświetla pracowników, których stawki mieszczą się w przedziale <a,b>;
• stawka jedna parametrycznie – kwerenda wyświetla osoby, które zarabiają podaną przez nas z klawiatury kwotę;
• stawka mniejsza od x i większa od y – wyświetli nam wszystkich pracowników, których stawka za godzinę mieści się w przedziale a  b;
• stawki – wyświetla alfabetycznie wszystkich pracowników oraz ich stawki;
• stawki skrócone tygodniowe – wyświetla dane pracownika oraz stawki tygodniowe;
• stawki według działu – wyświetla stawki według podanej z klawiatury nazwy działu;
• sumowanie zamówień – podsumowanie zamówień według danego miesiąca i roku;
• średnia ilość sprzedaży w poszczególnych kategoriach;
• telefony domowe pracowników;
• towary według kategorii oraz sumowanie towarów według kategorii do której należą;
• trzy najdroższe towary;
• wyszukiwanie po nazwisku wg pierwszej litery – wyświetla wszystkich pracowników, których nazwisko rozpoczyna się na podaną literę;
• wyszukiwanie za pomocą numeru pracownika;
• zamówienia.

Formularze
które pomagają bezproblemowo przemieszczać się użytkownikowi po bazie:
• adresy wszystkich pracowników i adresy pracowników z danego miasta;
• brakujące telefony;
• czas pracy pracowników;
• formularz pracownicy, pracownicy + adresy;
• ile aut na danym parkingu;
• licz działami parkujących;
• osoby parkujące na danym parkingu;
• odbiorcy;
• podaj numer ID pracownika.

• towary według podanej stawki – jednej stawki, z przedziału od x do y oraz z przedziału mniejszego od x i większego od y;
• stawka jedna parametrycznie;
• stawka mniejsza od x i większa od y;
• stawka od x do y;
• stawki według działu;
• stawki parkingowe;
• stawki pracowników;
• stawki skrócone tygodniowe;
• średnia ilość sprzedaży towarów;
• towary przeglądanie i podatek VAT;
• wyszukiwanie po nazwisku wg pierwszej litery;
• wyszukiwanie za pomocą ID pracownika;
• zamówienia.

Raporty
• podsumowanie płac działami;
• alfabetyczna lista towarów;
• dokument sprzedaży;
• faktura;
• lista pracowników;
• podsumowanie sprzedaży według danego roku;
• pracownicy;
• pracownicy adresy domowe;
• pracownicy wypłaty;
• pracownicy - raport do druku;
• produktu według kategorii;
• przeglądanie pracownicy;
• sprzedaż według kategorii;
• wyposażenie działów.

Makra
• autoexec – powoduje automatyczne uruchomienie się stworzonej aplikacji;
• otwierające bądź zamykające odpowiednie obiekty.

Analiza zagadnienia
Zaprojektowana przeze mnie baza danych polega na przechowywaniu danych dotyczących Pracowników (dane osobowe, stawki wynagrodzenia, czas pracy, zajmowanego miejsca Parkingowego, pracy finansów danym Dziale, Filii), Opłaty za parking, Wyposażenia poszczególnych Działów Firmy. Baza danych posiada także Towary, których sprzedażą zajmuje się Firma.
Zestawienie danych dotyczących Firmy:
• adres (ulica, miasto, województwo);
• kierownicy działów;
• ID;
• kody i nazwy działów;
• płace tygodniowo;
• nazwisko;
• imię;
• fotografia;
• data zatrudnienia;
• czas pracy;
• stawka;
• ubezpieczenie;
• komentarz;
• pracownicy – filia;
• spis parkingów;
• opłata;
• towar;
• artykuł;
• symbol kategorii;
• cena netto i brutto;
• opis;
• wyposażenie;
• seria;
• gwarancja;
• faktura;
• rodzaj dokumentu;
• data wystawienia;
• odbiorca;
• data sprzedaży;
• forma płatności;
• rabat;
• numer kategorii przychodów;
• termin płatności;
• zapłacono/nie zapłacono;
• ilość;
• VAT;
• NIP;
• przedstawiciel;
• uwagi.

Wyodrębnienie encji
• PRACOWNICY;
• PŁACE TYGODNIOWO;
• DZIAŁY;
• WYPOSAŻENIE;
• ADRESY;
• SPIS PARKINGÓW;
• TOWARY;
• FAKTURA;
• ODBIORCY;
• TELEFONY;
• SZCZEGÓŁY SPRZEDAŻY;
• TOWARY KATEGORIA.

Wyodrębnienie atrybutów
• PRACOWNICY <ID, nazwisko, imię, data przyjęcia, czas pracy, stawka, ubezpieczenie, filia, komentarz, zdjęcie, kod działu, symbol parkingu>;
• PŁACE TYGODNIOWO <ID płac, stawka wynagrodzenia, data wypłaty, ID>;
• DZIAŁY <kod działu, kierownik, nazwa działu>;
• WYPOSAŻENIE <seria, nazwa, data zakupu, data gwarancji, gwarancja(T/N), kod działu>;
• ADRESY <ulica, miasto, województwo, kod pocztowy, telefon, telefon komórkowy, ID>;
• SPIS PARKINGÓW <symbol parkingu, opłata>;
• TOWARY <IDTowaru, cena netto, nazwa, stawka VAT, opis, IDKategorii>;
• FAKTURA <IDFaktury, rodzaj dokumentu, data sprzedaży, data wystawienia, forma płatności, rabat, numer kat. przychodów, termin płatności, zapłacono(T/N), IDOdbiorcy, ID>;
• ODBIORCY <IDOdbiorcy, nazwa, NIP Odbiorcy, miejscowość, adres, kod pocztowy, przedstawiciel, uwagi>;
• TELEFONY <telefon, IDOdbiorcy>;
• SZCZEGÓŁY SPRZEDAŻY <Ilość, IDTowaru, IDFaktury>;
• TOWARY KATEGORIA <IDKategorii, opis>.

Założenia
• wiele towarów ma taką samą kategorie;
• każdemu wierszowi z tabeli odbiorcy może odpowiadać kilka wierszy z tabeli telefony;
• jedna fakturę można wystawić na wiele towarów;
• jeden odbiorca może mieć wiele faktur;
• wiele faktur wystawia ten sam pracownik;
• każdy dział może w swoim wyposażeniu posiadać wiele rzeczy;
• wielu pracowników jest w jednym dziale;
• jeden pracownik może mieć wiele adresów;
• jeden pracownik dostaje płacę tygodniową wielokrotnie;
• wiele pracowników korzysta z tego samego parkingu i umieszcza tą samą opłatę parkingową.

INSTRUKCJA OBSŁUGI
Do programu załączona jest krótka prezentacja wykonana w programie PowerPoint w celu zapoznania użytkownika z obsługą. W celu skorzystania z programu (aplikacji) „BAZA” należy skopiować plik FirmaObronaTEST.mdb z płyty CD na dysk twardy. Po uruchomieniu programu otwiera się automatycznie okno prezentujące wstępnie aplikację. Ważną informacją jest to, że należy pracować ze stworzoną aplikacją w rozdzielczości 1024. Na samym początku występuje wygodne menu prowadzące użytkownika do danych, które chce on w danej chwili przejrzeć.
Korzystający ma tutaj do wyboru przyciski:
1. PRACOWNICY > – umożliwiający otwarcie bazy danych pracowników firmy,
2. SPRZEDAŻ > – umożliwiający otwarcie sprzedaży produktów ofiarowanych przez firmę.
Użytkownik może poruszać się po zawartości bazy danych i przeglądać jej zawartość. Na przyciskach zostały umieszczone etykiety tekstowe, aby korzystający z bazy mógł się orientować, jakie zdarzenie wywoła klikając na dany przycisk.
Po naciśnięciu przycisku PRACOWNICY > ukarze nam się ekran, który przedstawi, co użytkownik w danym momencie może zrobić.
W zależności od tego, co obsługujący bazę chce zrobić należy przycisnąć odpowiedni przycisk. Są do wyboru następujące przyciski:

1. Dalej > który (jak opis wskazuje) pozwoli przejść dalej, aby zmodyfikować, dodać, bądź usunąć dane pracowników i ich adresy, obejmuje:
• modyfikacje bazy pracowników;
• listę pracowników działami;
• przeglądanie danych o pracownikach;
• adresy domowe pracowników;
• pracowników bez telefonu domowego.

2. Parking > tutaj można dowiedzieć się następujących informacji:
• ile jest aut na danym parkingu;
• można policzyć działami parkujących;
• mamy możliwość przejrzenia stawek parkingowych;
• jak i zobaczyć osoby parkujące na danym parkingu.

3. Kryteria > mamy możliwość wyszukania pracowników bądź pracownika według odpowiadających nam kryteriów:
• program wyświetli adresy domowe pracowników z szukanego miasta;
• można wyszukać pracowników według czasu ich pracy;
• czy też według podanego ID pracownika;
• można także wyświetlić pracowników według podanej pierwszej litery nazwiska.

4. Stawki > jeśli chcemy wyszukać pracowników według ich stawki wynagrodzenia należy nacisnąć ten przycisk, następny ekran pozwoli nam określić już konkretnie kryteria wyszukiwania i obejmuje:
• wyświetlanie wszystkich pracowników wraz z ich stawkami;
• pracowników wraz z ich stawkami tygodniowymi;
• pracowników wraz z ich stawkami według jego działu pracy;
• wyszukanie według jednej konkretnej stawki;
• stawki od ... do;
• czy też stawki mniejszej od jakiejś liczby i większej od innej.

5. Raporty > tutaj można przeglądnąć raporty dotyczące pracowników i wyposażenia firmy jak i również wydrukować różne zestawienia i informacje dotyczące:
• pracowników;
• listy pracowników;
• listy pracowników działami;
• adresów domowych pracowników;
• wypłat pracowników;
• podsumowania płac działami.
Po naciśnięciu przycisku SPRZEDAŻ > ukarze nam się ekran, który przedstawi, co użytkownik w danym momencie może zrobić po naciśnięciu wybranego przez siebie przycisku:
6. Faktura > przyciskając na ten przycisk użytkownik będzie mógł wybrać odpowiednią, potrzebną mu fakturę i oczywiście ją wydrukować.

7. Odbiorcy > opcja umożliwi nam:
• przeglądanie danych Odbiorców;
• usunięcie bądź dodanie danego Odbiorcy;
• modyfikację danych Odbiorcy;
• wyszukanie według podanego ID;
• według Miasta;
• według Nazwy;
• według numeru Faktury;
• według statusu uregulowania zapłaty.

8. Raporty > podana opcja zawiera w sobie:
• alfabetyczną listę Towarów;
• dokument Sprzedaży;
• Sprzedaż według danego miesiąca czy też roku;
• Sprzedaż według kategorii.

9. Zamówienia > naciśniecie tego przycisku spowoduje uruchomienie formularza, w którym będzie można przejrzeć Zamówienia w podanym miesiącu.

10. Sprzedaż > opcja umożliwia nam uruchomienie formularzy dotyczących:
• średniej ilości Sprzedaży;
• średniej ilości Sprzedaży w podanym miesiącu bądź roku;
• sprzedaży według miesiąca czy też roku;
• sprzedaży według kategorii.

11. Towary > w ostatniej opcji możemy wybrać Towary:
• droższe od średniej;
• 3 najdroższe;
• według kategorii;
• według jednej stawki;
• stawki od do, czyli z przedziału (a,b);
• czy też stawki mniejszej od jakiejś liczby i większej od innej.

PODSUMOWANIE
Obsługa bazy danych to całkiem niezłe możliwości dla niewielkiej bazy - możliwość definiowania zasad integralności danych (uwzględnianie tylko tych wierszy w których sprzęgane pola obu tabel są równe, uwzględnianie wszystkich rekordów z jednej tabeli i tylko tych rekordów z tabeli drugiej dla której związane pola są równe i odwrotnie), rozbudowane typy danych, obiekty OLE. Obsługa bazy jest o tyle prosta ponieważ występuje automatyzacja pracy, bardzo duże możliwości wykorzystania programów automatyzujących projektowanie (kreatorów).
Baza danych w Accessie ma także ograniczenia wielkości, występuje trudność w oddzieleniu kodu aplikacji od danych oraz problem z przenoszeniem jej na inne platformy.
Jednak podsumowując Access to bardzo dobry wybór do niewielkich aplikacji dla małego biura oraz do aplikacji dla końcowego użytkownika dużych DBMS.

5. BIBLIOGRAFIA
• Po prostu Access 2000 PL. D.S. Ray, E.S. Ray; Wydawnictwo HELION. Warszawa 2000.
• Microsoft Access 2000 Visual Basic krok po kroku. E. Callahan; Wydawnictwo READ ME. Warszawa 2000.
• Access 2000 – Biblia. C.N. Prague, M.R.Irwin; Wydawnictwo READ ME. Warszawa 2000.
• Boratyn Dariusz – Microsoft Office Access 97. System, oblicze, ku aplikacjom. Wydawnictwo CROMA, Wrocław 1997.
• Microsoft Corporation - Microsoft Access. System zarządzania relacyjnymi bazami danych dla Windows. Podręcznik użytkownika. Ireland 1994
• Microsoft Corporation - Microsoft Access. System zarządzania relacyjnymi bazami danych dla Windows. Tworzenie aplikacji. Ireland 1994
• Cassel, O. i C. Eddy: ACCESS 97. Baza danych dla każdego. Wydawnictwo HELION, Gliwice, 1999.
• Kopertowska M. i Ł. Jaroszewski: Ćwiczenia z bazy danych ACCESS 97. EDU-MIKOM, Warszawa, 1997.
• Microsoft Access 97 - krok po kroku. Wydawnictwo RM, Sp. Z o.o., Warszawa, 1997. ISBN 83-87216-09-7.