Harmonogram działań związanych z organizacją wycieczki zagranicznej

Zorganizowanie wycieczki szkolnej jest zawsze wyzwaniem dla organizatora. Wielu wychowawców korzysta z ofert istniejących biur podróży, ale i ta forma jest dosyć mocno obciążająca nauczyciela. Niemniej jednak udana wycieczka to duży sukces wychowawczy. Uczniowie uwielbiają wszelkie wyjazdy, zwłaszcza te w atrakcyjne dla nich miejsca.
Od kilkunastu lat jestem organizatorem wielu szkolnych wyjazdów i bardzo chętnie odpowiadam na propozycje młodych ludzi, by z nimi „gdzieś pojechać”. Proponuję wyjazdy bliskie- regionalne, ale również i te dalekie, wymagające długich przygotowań, na które czeka się czasem cały rok. Do takich wyjazdów zalicza się często wycieczki zagraniczne, które wymagają szczególnego zaangażowania i bardzo dobrej organizacji. Warto wówczas dużo wcześniej zaplanować wyjazd i zorientować się we wszystkich parametrach np. w ofertach cenowych hoteli, wynajmu autokarów, i innych ważnych elementów infrastruktury turystycznej docelowego miejsca. Wycieczkę najlepiej planować wraz z uczniami i ich rodzicami, bo przecież to oni są głównymi odbiorcami wykonywanej usługi. Na rozmowę z rodzicami- najlepiej na zebraniach należy przynieść kilka propozycji wyjazdu, różnorodną kalkulację cenową, tak by zainteresowani mieli wybór nie tylko miejsca, ale i kosztów proponowanych atrakcji. Należy tą czynność wykonać należycie wcześnie, tak, by zainteresowani mieli czas na przemyślenia i podjęcie decyzji.
Po uzyskaniu akceptacji przystępujemy do sporządzenia szczegółowego harmonogramu wycieczki. Oto jego przykład (tegoroczny):

1. 17.01.-28.01.2011- poinformowanie uczniów o organizacji wycieczki;
2. 11.02.2011- nawiązanie współpracy z PKS- wstępna telefoniczna rezerwacja autokaru oraz wynajęcie przewodnika;
3. 11.02.2011- nawiązanie współpracy z firmą Inter- Inform- przedstawicielstwem zagranicznym Messe Berlin, działającą w Poznaniu , w celu zakupu tańszych biletów wstępu na Targi Turystyczne (telefony, e-maile itd.);
4. 14.02.2011- podanie do wiadomości uczniów pisemnej informacji o organizacji wycieczki oraz warunkach wyjazdu (drzwi sali 105);
5. 14- 16.02.2011-rozdanie uczniom zgód na wyjazd do wypełnienia przez rodziców;
6. 16-18.02.2011- zbiórka pieniędzy ( po 8 Euro) oraz podpisanych przez rodziców zgód od uczestników wyjazdu;
7. 18.02.2011- zamknięcie listy uczestników ( wszyscy wpłacili pieniądze i oddali zgody); Otworzenie listy rezerwowej;
8. 21.02.2011-Złożenie karty wycieczki oraz listy uczestników w sekretariacie szkoły;
9. 21 lub22.02.2011- wpłacenie Euro na konto firmy Inter- Inform- przedstawicielstwa zagranicznego Messe Berlin, działającego w Poznaniu;
10. 24.02.2011- zgłoszenie listy uczestników do ubezpieczenia;
11. 28.02- 03.03.2011-Przedstawienie uczestnikom wyjazdu regulaminu wycieczki oraz podpisanie przez uczniów oświadczenia o zobowiązaniu się przestrzegania tegoż regulaminu;
12. 25.02.2011- zgłoszenie karty wycieczki oraz listy uczestników w Delegaturze Kuratorium Oświaty;
13. 28.02.2011- zgłoszenie karty wycieczki oraz listy uczestników w Wydziale Oświaty;
14. Do 11.03.2011- odbiór akredytacji biletów od Firmy Inter- Inform;
15. 12.03.2011- Wyjazd na wycieczkę;
16. Rozliczenie wycieczki do 16.03.2011r
W ten sposób unikniemy wszelkich niemiłych niespodzianek, które mogą spotkać organizatorów wycieczki i zakłócić przyjemną atmosferę wyjazdu.
Dobrze jest też korzystać z usług raz sprawdzonego przewoźnika i przewodnika.
Polecam wszystkim wyjazdy szkolne- to ciężka, ale cudowna praca. Opłaci się na pewno! Przecież wszyscy pamiętają wycieczki szkolne!