Akta osobowe

DOKUMENTY NIEZBĘDNE DO PODJĘCIA PRACY

Teczka akt osobowych

Akta osobowe pracowników stanowią trzon dokumentacji zatrudnieniowej o charakterze archiwalnym. Z tego też względu powinno się tam znajdować wszystko to, co dotyczy personalnie każdego pracownika. Dotyczy to również dokumentów, jakie pracownik musi dostarczyć pracodawcy zanim rozpocznie pracę. Wymienić tu można takie dokumenty jak: kwestionariusz osobowy, orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, inne dokumenty, m.in. potwierdzające posiadane umiejętności, osiągnięcia zawodowe, uprawnienia do wykonywania określonego zawodu albo czynności (np. licencje zawodowe, uprawnienia do obsługo dźwigu, jeśli są wymagane na danym stanowisku pracy, czy też wreszcie prawo jazdy jeżeli jest taka potrzeba). Zakres dokumentów, jakich może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, określa par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej. Od kandydata do pracy może on żądać podania: imienia (imion) i nazwiska, imion rodziców, daty urodzenia, miejsca zamieszkania lub adresu do korespondencji, wykształcenia, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Przedstawienia innych danych osobowych można żądać tylko i wyłącznie wtedy, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Oczywiście pracodawcy nie muszą stosować tylko kwestionariusza osobowego według oficjalnego wzoru. Mogą sporządzić także własną jego wersję. Istotne jest, żeby zakres wymaganych danych- na etapie starań o zatrudnienie- nie był szerszy niż to wynika z art. 221 par. 1 i 4 k.p. Nie ma też przeszkód, aby opracowali dwa wzory dokumentu- jeden przedkładany do wypełnienia osobom ubiegającym się o zatrudnienie ( z pytaniami o dane osobowe, o których mowa w art. 221 par. 1 i 4 k.p.) i drugi- do wypełnienia przez nowo zatrudnionych pracowników ( ten kwestionariusz może już zawierać pytania o dane osobowe, o których mowa w art. 221 par. 2 i 4 k.p.).
Pracodawca może żądać przedłużenia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Od osoby już zatrudnionej, czyli od swojego nowego pracownika, pracodawca ma prawo żądać bezwzględnie podania numeru PESEL. Pracodawca może też zażyczyć sobie podania:
• innych danych osobowych, niż wymagane przy ubieganiu się o zatrudnienie, a także
• Imion i nazwisk oraz dat urodzeni a dzieci pracownika,
- jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.
Gdy mowa o innych danych osobowych, chodzi m.in. o. informacje o przekonaniach religijnych, przynależności wyznaniowej lub przynależności związkowej. Z tymi informacjami związane są pewne uprawnienia pracownika, np. prawo pracowników określonych religii i wyznań do uzyskiwania zwolnień od pracy w celu obchodzenia swoich świąt, które w Polsce nie są dniami ustawowo wolnymi od pracy, czy prawo pracowników pełniących określone funkcje w związkach zawodowych do uzyskiwania zwolnień od pracy. Aby skorzystać z uprawnień, osoby te muszą oczywiście ujawnić odpowiednie informacje. Takie „przywileje” są prawem pracownika, a nie obowiązkiem – jeżeli pracownik nie zamierza z nich korzystać, nie musi przekazywać pracodawcy wspomnianych danych.
I wreszcie pracodawca może żądać podania innych danych osobowych, jeżeli taki obowiązek wynika z odrębnych przepisów. Z ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników wynika na przykład, że podatnik musi podać płatnikowi na jego żądanie Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP). Pracodawca przed zatrudnieniem pracownika obowiązany jest uzyskać od niego oświadczenie o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych. Od dnia przystąpienia Polski do Unii Europejskiej, co nastąpiło 1 maja 2004 r., dopuszczalna liczba umów zawieranych na czas określonych na następujące po sobie okresy znowu ograniczona art. 251 k.p. Zgodnie z art. 251 k.p. zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony jest równoznaczne w skutkach prawnych z zawarciem umowy o pracę na czas nieokreślony, jeżeli poprzednio strony dwukrotnie zawarły umowę o pracę na czas określony na następujące po sobie okresy, o ile przerwa między rozwiązaniem poprzedniej a nawiązaniem kolejnej umowy o prace nie przekroczyła 1 miesiąca. Pracodawca może żądać wyłącznie dokumentów w tym przepisie wymienionych. Jest to jednak ujęcie mało racjonalne. Wskazuje bowiem na możliwość domagania się przez pracodawcę już w fazie rekrutacji (np. po zamieszczeniu ogłoszenia w prasie) orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania określonej pracy. Tymczasem na tym etapie o pracę ubiega się wiele osób i szanse każdego z kandydatów na zatrudnienie są znikome.

I.1. Curriculum Vitae oraz list motywacyjny

Każdemu curriculum Vita, powinien towarzyszyć list motywacyjny, co pozwoli na przekazanie dodatkowych informacji potencjalnemu pracodawcy. Podczas gdy cv. jest raczej formalnym dokumentem, list motywacyjny daje pewną swobodę wyrażenia myśli i podkreślenia swojej indywidualności, aczkolwiek musi zachować standardową formę. Powinien być krótki i rzeczowy. Obecnie, kiedy przeszliśmy ogromne zmiany w systemie zarządzania gospodarką, na rynku pracy decydujący głos mają pracodawcy, to też lepiej przygotowany kandydat ma dużo większe szanse na znalezienie atrakcyjnej i dobrze płatnej pracy. Firmy poszukują pracowników, którzy posiedli umiejętność komunikowania się, zarówno w mowie, jak i w piśmie. List motywacyjny powinien przekonywać czytającego o zaletach w tym względzie, lecz nie może być rozwlekły. Generalnie są dwa podstawowe typy curriculum vitae – chronologiczne i funkcjonalne. Chronologiczne przedstawia listę wykonywanych prac w odwróconym porządku chronologicznym, zaczynając od ostatniego (obecnego) zatrudnienia. Funkcjonalne cv. kładzie nacisk przede wszystkim na doświadczenie, rezultaty lub osiągnięcia w pracy zawodowej. Dobrze przygotowane cv. powinno składać się z pięciu podstawowych części, zawierających: dane osobowe, cel, jaki piszący zamierza osiągnąć podejmując nową pracę, wykształcenie, doświadczenie zawodowe i referencje. Każda część powinna być zawarta w osobnym akapicie, ale wszystkie muszą stanowić konsekwentną całość. Pisanie życiorysu rozpoczyna się na ogół od imienia, nazwiska, adresu i numeru telefonu z podaniem kierunkowego. Jednakże na samej górze strony, na środku należy umieścić nagłówek. Ze względu na powszechny dostęp do komputerów nie powinno być kłopotów ze zróżnicowaniem czcionki. Czytający powinien łatwo sklasyfikować osobę i nawet jeżeli w tej chwili nie poszukuje pracownika, to dział personalny na podstawie takie cv. umieści daną osobę w swoich zasobach. Innymi słowy, sprecyzować należy, czy chcesz pracować w dziele sprzedaży, w księgowości, jako kierownik działu kadr itp. Podane fakty powinny być czytelne i jednoznaczne oraz sugerować odpowiedź pozytywną. Zdobyte stopnie zawodowe lub naukowe powinny by ć umieszczone w odwróconym porządku chronologicznym. Tytuł zawodowy czy naukowy i datę jego uzyskania umieścić należy w jednej linii. W następnej linii nazwę uczelni i jej siedzibę (miasto i województwo) oraz główny kierunek studiów Świadectwo ukończenia szkoły średniej powinno być umieszczone tylko w przypadku, jeśli jest to najwyższy stopień edukacji, jaki jest posiadany. Wówczas zalecane jest umieszczenie tego akapitu w części doświadczenie zawodowe. Informacja ta powinna znaleźć się w dolnej części strony, tak by była czytana na końcu. To, co najlepsze, powinno ukazać się na początku. Jeśli doświadczenie zawodowe jest bardzo mocną stroną, to ma to być informacja dominująca, cała reszta to dodatek. Wykonywane prace również powinny być umieszczone w odwróconym porządku chronologicznym. Dobrze jest aby piszący cv. przyszły pracownik miał przygotowaną listę referencji w przypadku, gdy potencjalny pracodawca o nią poprosi. Referencji mogą udzielić ludzie, których znamy przynajmniej rok i mogą ręczyć za nasze kwalifikacje, charakter i etykę zawodową. Powinny to być osoby zorientowane w jakości naszej pracy, ale nie członkowie rodziny. Poprzedni przełożeni, kolega z pracy, znajomy, którym wykonywaliśmy jakieś zadanie, będą tu bardzo użyteczni.
List motywacyjny nazywany mylnie także podaniem o pracę jest rozwinięciem życiorysu zawodowego. List motywacyjny ma zachęcić pracodawcę d zapoznania się z Twoją kandydaturą i w dalszej kolejności zachęcić do przeczytania Twojego CV i zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną. Jest to Twoja odpowiedź na ogłoszenie o pracę, dlatego musi być zaadresowany do konkretnego pracodawcy. Świadczyć ma o przydatności danej osoby na stanowisko pracy. List motywacyjny ma na celu prezentację najlepszych stron kandydata na pracownika oraz daje pracodawcy znak iż kandydat naprawdę jest zainteresowany daną posadą oraz dysponuje niezbędnymi predyspozycjami. W liście motywacyjnym musimy uzasadnić dlaczego ubiegamy się o to stanowisko pracy właśnie w tej firmie i dlaczego akurat chcemy pracować na określonym stanowisku. Dobrze jest, aby z podania o pracę wynikało iż znamy firmę oraz wiemy czym się ona zajmuje. Należy powołać się na przydatne w danym miejscu pracy doświadczenie: wcześniejsze miejsca pracy, praktyki wakacyjne, rozwijanie zainteresowania.



I.2 Kwestionariusz osobowy

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy każdej firmie obowiązuje konieczność prowadzenia akt osobowych pracowników, nie zależnie od tego ilu pracowników firma zatrudnia. Przepisy jasno określają wymogi prawidłowego prowadzenia dokumentacji. Przed każdą z części akt osobowych (A,B,C) znajduję się spis treści w którym zamieszcza się pełny wykaz dokumentów, które mają się w niej znaleźć. Pierwszym dokumentem w części A, zatytułowanej – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie – jest kwestionariusz osobowy wypełniony prze kandydata do pracy. W części B, zatytułowanej – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia – mamy do czynienia z kwestionariuszem osobowym wypełnianym przez pracownika. Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie wypełnia kandydat do pracy na dane stanowisko. Rozporządzenie ministra właściwego upoważnia pracodawcę do żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii, świadectwa z poprzedniego miejsca pracy, dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy. Formularz ten zawiera dane osobowe, których jak już wspomniałam może żądać pracodawca na etapie rekrutacji. W kwestionariuszu dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie znajdują się pytanie dotyczące m.in. wykształcenia, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia oraz dodatkowych umiejętności kandydata. Natomiast w części B akt osobowy pracownika kwestionariusz osobowy zawiera m.in. informacje o stanie rodzinnym, określa stosunek do powszechnego obowiązku obrony RP. (chociaż niebawem powinien on ulec zmianie po ustawie wprowadzającej zawodom służbę wojskową a nie jak do tej pory powszechną).
Przed lipcową 2006 roku zmianą przepisów obowiązywał jeden wzór kwestionariusz osobowego. Wypełnia go osoba ubiegająca się o zatrudnienie. Pracodawca miał wtedy prawo żądać od niej dołączenia do tego kwestionariusza niezbędnej liczby fotografii. Wypełniony kwestionariusz wraz z fotografiami trafiał do części A akt osobowych pracownika i tam był przechowywany. Obecnie jak już wspomniałam w części B również obowiązuje kwestionariusz osobowy. Są one niezbędne aby w pierwszej części szybko ocenić kompetencje pracownika, zaś w drugiej części aby ocenić między innymi samoocenę pracownika.
I.3 Świadectwo pracy z poprzedniego miejsca zatrudnienia

Od 1 stycznia 2003 r. zaczęły obowiązywać zmienione przepisy, dotyczące treści świadectwa pracy, zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy praz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Z tą data weszło w życie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 6 grudnia 2002 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej w treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 6 grudnia 2002 r. zmieniające rozporządzenie dotyczące zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika . Zmiany te są konsekwencją zmian wprowadzonych w Kodeksie pracy a opublikowanych w Dzienniku Ustaw z 2002 r. .
Zmiany w rozporządzeniu z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania dotyczą głównie informacji, które pracodawca ma obowiązek zamieścić na świadectwie pracy. Tak jak dotychczas w świadectwie pracy należy podać informację określone w art. 97 par. 2 Kodeksu pracy, czyli: dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia i za pracę w myśli przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie należy podać informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Zgodne z par. 1 rozporządzenia po nowelizacji, oprócz ww. informacji, zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, dotyczące wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy, podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, liczby dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, ponadto wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianych przepisami prawa, oraz należności ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku, z powodu braku środków finansowych, a nadto okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia, wykorzystanego urlopu wychowawczego, łącznej liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie i za które nie zachował prawa do wynagrodzenia – zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia w pierwszym dniu każdego okresu niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, trwającą nie dłużej niż 6 dni), a także wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy (dla pracownicy wychowującej przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat, przysługują dwa dni zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia) ponadto dotyczy okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 par. 1 Kodeksu pracy (jeżeli przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony jest ogłoszenie upadłości lub likwidacji pracodawcy albo zmniejszenie zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy, pracodawca może w celu wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę skrócić okres 3- miesięcznego wypowiedzenia, najwyżej jednak do jednego miesiąca; w takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostała część okresu wypowiedzenia), a także okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych, również okresu wykonywania pracy w poszczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, a także okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty, powinien też być odzwierciedleniem danych, które są zamieszczane na żądanie pracownika.
Pracownik może w ciągu 7 dni od dnia otrzymania świadectwa pracy wystąpić do pracodawcy z wniosek o sprostowanie tego świadectwa.
W razie nie uwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu rejonowego – sądu pracy.
W wyniku nowelizacji dodany został par. 2, w którym ustalono, że: w przypadku określonym w art. 97 par. 11 Kodeksu pracy pracownik zgłasza pracodawcy żądanie wydania świadectwa pracy najpóźniej w dniu poprzedzający dzień, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśniecie stosunku pracy. Art. 97. [ Świadectwo pracy] par.1. W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.
Par. 11. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę z pracownikiem, z którym dotychczasowy pracodawca nawiązuje kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy tylko na jego żądanie.
W związku ze zmianami wprowadzonymi w par. 1 rozporządzenia zmianie uległ załącznik do rozporządzenia, który stanowi formularz świadectwa pracy. W świadectwie należy podać Nr REGON – EKD, czyli identyfikator pracodawcy nadany przez właściwy wojewódzki urząd statystyczny.
W ustępie 1 wskazuje się wymiar czasu pracy, w jakim pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy. Pracodawca, zatrudniający pracownika przejętego od innego pracodawcy na zasadach określonych przepisami art. 231 Kodeksu pracy lub przepisami odrębnymi, wykazuje również okres jego pracy u poprzedniego pracodawcy i wskazuje dane tego pracodawcy. W razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy, z zastrzeżeniem przepisów par. 5. a ponadto par. 2. Za zobowiązania wynikające ze stosunku pracy, powstałe przed przejściem części zakładu pracy na innego pracodawcę, dotychczasowy i nowy pracodawca odpowiadają solidarnie. W ustępie 3 należy podać sposób ustania stosunku pracy. W ust. 3 lit.a (rozwiązanie stosunku pracy) pracodawca podaje jeden z trybów rozwiązania stosunku pracy określonych w art. 30 par. 1 Kodeksu pracy, a w przypadku rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia – dodatkowo wskazuje stronę stosunku pracy składającą oświadczenie woli w tej sprawie. art. 30. [Rozwiązanie umowy o pracę] par. 1. Umowa o pracę rozwiązuje się:
1) Na mocy porozumienia stron,
2) Przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem),
3) Przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia),
4) Z upływem czasu, na który była zawarta,
5) Z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania była zawarta.
W ust. 3 lit. b (szczególne przypadki rozwiązania stosunku pracy) pracodawca wskazuje podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy, jeżeli do jego rozwiązania dochodzi w trybie określonym w art. 231 par. 4 lub par. 5, w art. 48 par. 2, w art. 683 lub art. 201 par. 2 Kodeksu pracy. Art. 48. [Odmowa ponownego zatrudnienia] par. 2. Pracownik, który przed przywróceniem od pracy podjął zatrudnienie u innego pracodawcy, może bez wypowiedzenia, za trzydniowym uprzedzeniem, rozwiązać umowę o pracę z tym pracodawcą w ciągu 7 dni od przywrócenia do pracy. Rozwiązanie umowy w tym trybie pociąga za sobą skutki, jakie przepisy prawa wiążą z rozwiązaniem umowy o pracę prze pracodawcę za wypowiedzeniem. Podobnie gdy do rozwiązania dochodzi w trybie określonym przez art. 7a ustawy z 28 grudnia 1989 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn dotyczących zakładu pracy . Ponadto wykorzystanie dodatkowego urlopu albo innych uprawnień lub świadczeń przepisami prawa pracy (tylko w takim zakresie, który ma wpływa na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy, wynikające z ustaw, układów zbiorowych pracy i regulaminów), a dalej idąc okresy nie składkowe przypadające w okresie zatrudnienia uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty (należy tu wskazać zarówno okresy nieskładkowe określone w ustawie o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, jak i okresy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenia przewidziane w art. 92 Kodeksu pracy), liczbę dni, za które pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia, zgodnie z art. 92 par. 11 Kodeksu pracy. W ustępie 6 pracodawca zamieszcza informacje uzupełniające:
O należnościach ze stosunku pracy uznanych przez niego i nie wypłaconych pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych na żądanie pracownika:
a) O wysokościach i składnikach wynagrodzenia,
b) Uzyskanych kwalifikacjach,
c) O prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub poznaniu mu odszkodowania, gdy zachodzi przypadek określony w par. 5 ust. 3 rozporządzenia, przy czym pracodawca, uzupełniając treść świadectwa pracy o tę informację, podpisuje ją i opatruje datą.

Akta osobowe i inne dokumenty znowelizowano rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Zgodnie z par. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 6 grudnia 2002 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 214, poz. 1812) pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia wielu dokumentów.

Oto ich lista:
a. Wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii (wzór kwestionariusza stanowi załącznik do nowelizowanego rozporządzenia),
b. Świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym , w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie (dotychczas wymagane było tylko świadectwo z poprzedniego miejsca pracy),
c. Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
d. Świadectwo ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
e. Orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
f. Inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Złożenie innych dokumentów zależy od woli kandydata. Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć: dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
Zgodnie ze zmienionym zapisem par. 3 pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskać musi jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, a także z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy. Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, to przed dopuszczeniem pracownika do pracy musi uzyskać jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z określoną w art. 1044 Kodeksu pracy informacją. Powinna ona dotyczyć: obowiązujących norm czasu pracy; terminów dni wolnych od pracy, wynikających z rozkładu czasu pracy w 5-dniowym tygodniu pracy; pory nocnej; terminu, miejsca i czasu wypłaty wynagrodzenia; przyjętego sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Akta osobowe pracownika, które pracodawca ma obowiązek wprowadzić zostały uzupełnione w części B (dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika) o następujące dokumenty: wiązane z obniżeniem norm czasu pracy, w przypadku gdy, zgodnie z art. 186 par. 3 Kodeksu pracy, pracownica uprawniona do urlopu wychowawczego złoży pracodawcy wniosek o obniżenie jej wymiaru czasu pracy (w takim wypadku czas pracy może zostać obniżony do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy w okresie, w którym pracownica mogłaby korzystać z urlopu wychowawczego, pracodawca jest obowiązany uwzględnić taki wniosek), kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.
W części C akt osobowych pracownika, dotyczącej dokumentów związanych z ustaniem zatrudnienia, pracodawca będzie miał obowiązek gromadzenia, oprócz dotychczas wymienionych dokumentów w par. 6 ust. 2 pkt 3, dodatkowo dokumentów dotyczących: żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 par. 11 Kodeksu pracy);
Przepisy rozporządzenia dotyczące dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę stosuje się odpowiednio w razie nawiązania stosunku pracy na podstawie innych aktów niż umowa o pracę, z zastrzeżeniem odrębności wynikających z tych aktów.